« Takaisin

Peppi: Ryhmien hallinta, Korkeakoulupalveluiden työpöytä

1 Ryhmät

1.1 Ryhmien hakeminen

1.2 Ryhmän tietojen muokkaus

1.3 Uuden ryhmän luominen

1.4a Saapumisryhmien perustamisesta

1.4b Saapumisryhmien perustaminen Pepissä

1.5a Hallinnollisten ryhmien perustamisesta

1.5b Hallinnollisten ryhmien perustaminen Pepissä

1.6 Turhien ryhmien “vanhentamisesta”

1.7 Opiskelijoiden lisääminen ryhmään opiskelijan tiedoista tai massamuokkauksen kautta

 

1 Ryhmät

Ryhmien hallinnassa voidaan luoda uusia ryhmiä sekä hakea olemassa olevia ryhmiä erilaisin hakuehdoin. Ryhmän tyyppi voi olla esimerkiksi saapumisryhmä, hallinnollinen ryhmä, sisäinen ryhmä tai tutor-ryhmä. Lisää ryhmistä.

1.1 Ryhmien hakeminen

Valitse korkeakoulupalveluiden työpöydällä Ryhmät > Ryhmien hallinta.  Hae ryhmää haluamillasi hakuehdoilla. Valitse hakutuloslistauksesta ryhmä, jota haluat käsitellä.

Kuva 1, Hakuehdot

1.2 Ryhmän tietojen muokkaus

  • Klikkaa ryhmän nimeä hakutuloslistauksesta
  • Valitse muokkaa
  • Muokkaa haluamiasi kenttiä
  • Tallenna

1.3 Uuden ryhmän luominen

  • Valitse sivun oikean yläreunan Lisää ryhmä-nappula
  • Täydennä avautuvaan modaaliin uuden ryhmän tiedot
  • Tallenna
  • Huom!Lisää ryhmälle kustannuspaikka painikkeella “Lisää kustannuspaikka”. Oamkissa on tällä hetkellä käytössä oletuskustannuspaikka: “999999999 Ei kustannuspaikkaa”. Kustannuspaikka on lisättävä, jotta lukujärjestystietojen kirjaaminen onnistuu ilman kustannuspaikkakyselyä.

1.4a Saapumisryhmien perustamisesta

  • Uusia opiskelijoita varten perustetaan saapumisryhmät, joihin uudet opiskelijat siirretään Oili-ilmoittautumispalvelusta
  • Hakijapalvelut perustaa saapumisryhmät jokaiselle hakukohteelle
    • Saapumisryhmät perustetaan noin vuotta ennen koulutuksen alkamista.
    • Saapumisryhmä perustetaan jo edellisenä vuonna, vaikka siihen ei olisi poissaolevaksi ilmoittautuneita.
    • Saapumisryhmät perustetaan koulutustarjontapäätöksen tai sen luonnoksen perusteella. Lisäksi perustetaan sellaiset mahdolliset saapumisryhmät, joihin on poissaolevia, mutta koulutusta ei ole alkamassa seuraavana vuonna.
    • Syksyllä alkavan koulutuksen saapumisryhmät perustetaan edellisen vuoden elokuun loppuun mennessä.
    • Keväällä alkavan koulutuksen saapumisryhmät perustetaan poissaolevien perusteella edellisen vuoden tammikuun loppuun mennessä ja täydennetään tarvittaessa koulutustarjontapäätöksen jälkeen.
  • Saapumisryhmän tunnus alkaa aina X-kirjaimella ja se on 8-merkkinen, esim. XLIK18SP.
  • Oili-siirrot tehdään aina saapumisryhmään, eli myös Opintopolkuun kirjataan tämä X-alkuinen ryhmätunnus.
  • Opiskelijalle jää aina se saapumisryhmä, jolla hänet on siirretty Oilista Peppiin. Saapumisryhmää ei muuteta. Ryhmätietojen muutokset tehdään aina hallinnolliseen ryhmään. Hallinnollista ryhmää muutetaan mm. poissaolevaksi ilmoittautuneiden osalta (ks. erillinen ohje!).

1.4b Saapumisryhmien perustaminen Pepissä

  • Valitse korkeakoulujen työpöydältä Ryhmät → Ryhmien hallinta

Kuva 2, Saapumisryhmän perustaminen

  • Hakijapalvelut täyttää tähdellä merkityt kohdat. Kampusten opiskelijapalvelut täydentävät tietoja tarvittaessa.
  • Saapumisryhmät nimetään seuraavalla periaatteella:
    Sosiaalialan tutkinto-ohjelma (XLIK18SP)
    Konetekniikan tutkinto-ohjelma (XKTO18SM)

1.5a Hallinnollisten ryhmien perustamisesta

  • Jokaisesta saapumisryhmästä muodostetaan yksi tai useampi hallinnollinen ryhmä.
  • OPS-asioista vastaava koulutussuunnittelija perustaa hallinnolliset ryhmät.
  • Hallinnollinen ryhmä perustetaan samalla tavalla kuin saapumisryhmä, mutta ryhmän tyypiksi valitaan hallinnollinen ryhmä.
  • Hallinnollinen ryhmä nimetään samalla tavalla kuin saapumisryhmä, mutta sekä nimestä että koodista jätetään X-kirjain pois.
  • Jos hakukohteeseen hyväksyttyjä opiskelijoita ei jaetaan useampaan hallinnolliseen ryhmään, muodostetaan vain yksi hallinnollinen ryhmä, esim. Bioanalytiikan tutkinto-ohjelma (BIO17SP)
  • Jos hakukohteeseen hyväksytyt opiskelijat jaetaan useampaan hallinnolliseen ryhmään, muodostetaan ”perusryhmä” esim. Liiketalouden tutkinto-ohjelma (LIK17SP) sekä jakoon tarvittavat ryhmät, joiden ryhmätunnuksen perään liitetään jaosta kertova tarkenne, esim. LIK17SPA
    • Useampaan eri hallinnolliseen ryhmään jaettavassa hakukohteessa ”perusryhmään” ei siirretä opiskelijoita, mutta tämä tarvitaan suunnittelua varten. OPS-asioista vastaava koulutussuunnittelija ohjeistaa ktki-johtajia, että he huolehtivat näiden turhien ryhmien vanhentamisesta, kun ryhmälle ei ole enää tarvetta.

1.5b Hallinnollisten ryhmien perustaminen Pepissä

  • Ryhmän perustamisen jälkeen ryhmälle täytyy lisätä kustannuspaikka.
    • Hae ryhmän tiedot ja valitse ”+Lisää kustannuspaikka”.

Kuva 3, Kustannuspaikan lisääminen

  • Valitse ”999999999 Ei kustannuspaikkaa”.
  • Kustannuspaikkatieto on lisättävä, jotta lukujärjestystietojen kirjaaminen onnistuu ilman kustannuspaikkakyselyä.

1.6 Turhien ryhmien “vanhentamisesta”

  • Ylimääräiset ryhmät, joissa ei ole yhtään opiskelijaa, vaikeuttavat lukujärjestystyötä.
  • Perustettua ryhmää ei voi poistaa kokonaan, vaan ryhmän voimassaoloaika tulee laittaa päättyneeksi.
  • OPS-työstä vastaava koulutussuunnittelija ohjeistaa ktki-johtajia huolehtimaan hallinnollisten perusryhmien vanhentamisesta, mikäli ryhmä on jaettu edelleen eikä perusryhmään jää opiskelijoita.
  • Kampusten opiskelijapalvelut huolehtivat muiden mahdollisten tyhjien ryhmien vanhentamisesta.
    • Tyhjät ryhmät vanhennetaan opiskelijapalveluiden toimesta viimeistään kuukauden kuluessa edellisestä laskentapäivästä 20.1./20.9. ja aikaisintaan laskentapäivän jälkeisenä päivänä (määrittelyryhmässä sovittu).

1.7 Opiskelijoiden lisääminen ryhmään opiskelijan tiedoista tai massamuokkauksen kautta

  • Yksittäisen opiskelijan voi lisätä ryhmään opiskelijan Opiskelutiedot-välilehdeltä kohdasta Toiminnot > Aseta ryhmät.
  • Opiskelijoita voi lisätä massana ryhmään hakemalla halutut opiskelijat opiskeluoikeushaulla. Hakutuloksissa klikataan ryhmään liitettävät opiskelijat ja valitaan massamuokkaa.

Kuva 4, Massamuokkaus

  • Massamuokkausnäkymässä valitse Muokkaa arvoja > Ryhmät ja ohjaajat > ja lisää valitut opiskelijat haluamaasi ryhmään.

Kuva 5, Ryhmät ja ohjaajat

  • Tallennus tapahtuu Tee muutokset -nappulasta.

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa henkilöstölle, Oamk , OHJE, Ohjeet & tiedotteet, Peppi and tagged , , , . Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia