« Takaisin

Peppi: Raportit, Korkeakoulupalveluiden työpöytä

1 Yleisohje
1.1 Raportit opiskeluoikeushaun kautta
1.2 Raportit yläpalkista

2. Opintosuoritusotteen tulostus (yksittäiselle opiskelijalle/massana)
2.1 Ote opintosuorituksista yksittäiselle opiskelijalle
2.2 Ote opintosuorituksista usealle opiskelijalle yhdellä kertaa

3. Opiskelutodistuksen tulostus (yksittäiselle opiskelijalle/massana)
3.1 Opiskelutodistus yksittäiselle opiskelijalle
3.2 Opiskelutodistus usealle opiskelijalle yhdellä kertaa

4. Tutkintotodistus
5. Sähköpostiosoitteet listaksi
6. Postitustarrojen tulostus

 

1 Yleisohje

Korkeakoulupalveluilla on käytössään lukuisia opiskeluoikeuksiin ja henkilöihin liittyviä raportteja.

Korkeakoulu voi muokata järjestelmässä olevia raportteja ja luoda uusia raportteja pääkäyttäjän työpöydältä löytyvän raporttipalvelun avulla.

Oamkissa käytössä olevat raportit näet alla olevasta kuvasta. Näissä ohjeissa ei kuvata kaikkia raportteja vaan osa niistä (ote opintosuorituksista yksittäiselle ja usealle opiskelijalle, opiskelutodistukset yksittäiselle ja usealle opiskelijalle, tutkintotodistus, opiskelijoiden sähköpostit listaksi sekä postitustarrojen tekeminen)

1.1 Raportit opiskeluoikeushaun kautta

1. Valitse Korkeakoulupalveluiden työpöydällä Opiskelijat -> Opiskelijahallinta

2. Suorita haku valitsemillasi hakuehdoilla

3. Valitse listasta opiskelija(t), jo(i)lle haluat tulostaa raportteja merkitsemällä ruksi nimen edessä olevaan checkboxiin

4. Avaa Raportit

5. Valitse haluamasi raportti merkitsemällä ruksi raportin nimen edessä olevaan checkboxiin (Huom! Valittavissa olevat raportit riippuvat käyttöoikeuksista. Mikäli listauksesta puuttuu tarvitsemasi raportti, ota yhteyttä järjestelmän pääkäyttäjään.

 

6. Tee valitsemaasi raporttiin liittyvät tarkentavat valinnat

7. Valitse, miten haluat tulostaa raportit. Käytössä ovat seuraavat valintamahdollisuudet:

  • Tuota erilliset tiedostot = raportit tulostetaan raporttityypeittäin omiin tiedostoihin
  • Tuota opiskelijakohtaiset tiedostot = raportit tulostetaan opiskelijakohtaisesti omiin tiedostoihin
  • Tuota yksi tiedosto = raportit tulostetaan yhteen tiedostoon

8. Valitse Tulosta valitut raportit valituille henkilöille.  Järjestelmä tallentaa raportit koneellesi, josta ne on tarkasteltavissa ja tulostettavissa

 

1.2 Raportit yläpalkista

1. Valitse Korkeakoulupalveluiden työpöydällä yläpalkista Raportit

2. Valitse haluamasi raportti (Huom! Valittavissa olevat raportit riippuvat käyttöoikeuksista. Mikäli listauksesta puuttuu tarvitsemasi raportti, ota yhteyttä järjestelmän pääkäyttäjään.)

3. Valitse haluamasi raportin kohdalta rivin päästä Aja raportti -> Valitse haluamasi tiedostomuoto

4. Täytä avautuvassa modaalissa pyydetyt tietokentät

5. Valitse Aja raportti

6. Järjestelmä tallentaa koneellesi raportin, josta se on tarkasteltavissa ja tulostettavissa.

 

2. Opintosuoritusotteen tulostus (yksittäiselle opiskelijalle/massana)

2.1 Ote opintosuorituksista yksittäiselle opiskelijalle

1. Hae valitsemasi opiskelija opiskelijat > opiskelijahallinta.

2. Siirry opiskelijan tietoihin klikkaamalla opiskelijanumeroa.

3. Klikkaa raportit > ote opintosuorituksista 


4. Tee avautuvassa ote opintosuorituksista -ikkunassa haluamasi valinnat raportin tulostamista varten

  • Johtotiimissä (25.1.2018) on sovittu, että opiskelija voi halutessaan tilata otteen opintosuorituksista sellaisena, jossa on henkilötunnuksen sijaan syntymäaika. Sähköiset opintosuoritusotteet lähetetään aina koulun sähköpostiosoitteeseen.
  • Valitse ”näytetään allekirjoituskentät” ja täytä allekirjoittajan tiedot ja paikkakunta (mikäli päivämääräkenttä jätetään tyhjäksi, tulostuu raportille raportinajopäivämäärä)
  • Raportti voidaan tulostaa suomeksi tai englanniksi (mikäli kielivalintaa ei tehdä, raportti tulostuu suomeksi; raportti voidaan tulostaa myös samalla kertaa suomeksi ja englanniksi)

5. Valitse Aja raportti.

2.2 Ote opintosuorituksista usealle opiskelijalle yhdellä kertaa

1. Hae valitsemasi opiskelijat opiskelijat -> opiskelijahallinta.

  • voit esimerkiksi hakea haluamasi ryhmän opiskelijat tai tietyn koulutusohjelman tietyn lukukauden poissaolevat opiskelijat

2. Poimi hakutuloksista haluamasi opiskelijat laittamalla rasti valintaruutuun. Voit myös valita otsikkorivin valintaruudun, jolloin järjestelmä valitsee kaikki hakutuloksen opiskelijat.

3. Avaa hakutuloslistan yläpuolelta kohta raportit.

4. Valitse ote opintosuorituksista.

5. Tee avautuvassa ote opintosuorituksista näkymässä haluamasi valinnat raportin tulostamista varten. Valitse tulostusmuodoksi pdf (ks. opintosuoritusote yksittäiselle opiskelijalle)

6. Tee tulostusvalinta:

  • tuota erilliset tiedostot = järjestelmä tekee zip-tiedoston, joka sisältää opintosuoritusotteet erillisinä pdf-tiedostoina
  • tuota opiskelijakohtaiset tiedostot = edellisen kaltainen zip-tiedosto, mutta eroaa siinä, että tulostettaessa samalla kertaa useampia eri raporttityyppejä (esim. opintosuoritusote + opiskelutodistus), sisältää pdf raportit opiskelijakohtaisesti (= samassa pdf-tiedostossa opintosuoritusote + opiskelutodistus)
  • tuota yksi tiedosto = järjestelmä tekee yhden pdf-tiedoston, joka sisältää eri sivuilla kaikkien valittujen opiskelijoiden raportit (esim. suositeltavaa, jos on tarkoitus tulostaa raportit paperille)

VINKKI:

Opiskelijahallintanäkymän raportit -toiminnolla voidaan tulostaa yhdellä kertaa eri raporttityyppejä (esim. tutkintotodistus + diploma supplement + ote opintosuorituksista) yhdelle tai useammalle opiskelijalle. Hae haluamasi opiskelijat, valitse kaikkien niiden raporttien valintaruudut, jotka haluat tulostaa, ja muokkaa raporttikohtaiset valinnat ja asetukset.

 

3. Opiskelutodistuksen tulostus (yksittäiselle opiskelijalle/massana)

3.1 Opiskelutodistus yksittäiselle opiskelijalle

1. Hae valitsemasi opiskelija opiskelijat -> opiskelijahallinta.

2. Siirry opiskelijan tietoihin klikkaamalla opiskelijanumeroa.

3. Klikkaa raportit -> opiskelutodistus (pdf)


4. Tee avautuvassa opiskelutodistusikkunassa haluamasi valinnat raportin tulostamista varten

  • Sähköiset opiskelutodistukset lähetetään koulun sähköpostiosoitteeseen
  • Täytä allekirjoittajan tiedot ja paikkakunta (mikäli päivämääräkenttä jätetään tyhjäksi, tulostuu raportille raportinajopäivämäärä)
  • Raportti voidaan tulostaa suomeksi tai englanniksi (mikäli kielivalintaa ei tehdä, raportti tulostuu suomeksi; raportti voidaan tulostaa myös samalla kertaa suomeksi ja englanniksi)

 

 

5. Valitse Aja raportti.

 

3.2 Opiskelutodistus usealle opiskelijalle yhdellä kertaa

 

1. Hae valitsemasi opiskelijat opiskelijat > opiskelijahallinta.

  • voit esimerkiksi hakea haluamasi ryhmän opiskelijat tai tietyn koulutusohjelman tietyn lukukauden poissaolevat opiskelijat

2. Poimi hakutuloksista haluamasi opiskelijat laittamalla rasti valintaruutuun. Voit myös valita otsikkorivin valintaruudun, jolloin järjestelmä valitsee kaikki hakutuloksen opiskelijat.

3. Avaa hakutuloslistan yläpuolelta kohta raportit.

4. Valitse opiskelutodistukset.

5.Tee avautuvassa opiskelutodistusnäkymässä haluamasi valinnat raportin tulostamista varten.

 

6. Tee tulostusvalinta:

  • tuota erilliset tiedostot = järjestelmä tekee zip-tiedoston, joka sisältää opiskelutodistukset erillisinä pdf-tiedostoina
  • tuota opiskelijakohtaiset tiedostot = edellisen kaltainen zip-tiedosto, mutta eroaa siinä, että tulostettaessa samalla kertaa useampia eri raporttityyppejä (esim. opintosuoritusote + opiskelutodistus), sisältää pdf raportit opiskelijakohtaisesti (= samassa pdf-tiedostossa opintosuoritusote + opiskelutodistus)
  • tuota yksi tiedosto = järjestelmä tekee yhden pdf-tiedoston, joka sisältää eri sivuilla kaikkien valittujen opiskelijoiden raportit (esim. suositeltavaa, jos on tarkoitus tulostaa raportit paperille)

VINKKI:

Opiskelijahallintanäkymän raportit -toiminnolla voidaan tulostaa yhdellä kertaa eri raporttityyppejä (esim. tutkintotodistus + diploma supplement + opintosuoritusote) yhdelle tai useammalle opiskelijalle. Hae haluamasi opiskelijat, valitse kaikkien niiden raporttien valintaruudut, jotka haluat tulostaa, ja muokkaa raporttikohtaiset valinnat ja asetukset.

 

4. Tutkintotodistus

Valmistuttaminen ja tutkintotodistuksen tekeminen

  1. Hae valitsemasi opiskelija opiskelijat > opiskelijahallinta. Siirry opiskelijan tietoihin klikkaamalla opiskelijanumeroa.
  2. Siirry HOPSiin ja tee tarvittavat tarkistukset: HOPS > siirry HOPSiin.
  3. Tarkista opiskelijan todistusmerkinnät opiskelutiedot > todistusmerkinnät:
  • arvioi tarvittaessa kielilauseke rivin päässä olevalla painikkeella tai lisää kielilauseke lisää todistusmerkintä -painikkeella
  • lisää tarvittavat henkilökohtaiset todistusmerkinnät
  • HUOM: opinnäytetyön nimi pitää olla tallennettuna jotta kielilauseke toimii oikein. Kielilauseke näkyy oikein vain tutkintotodistuksen liitteellä ei opiskelijan opiskelutiedot – kohdassa. Opinnäytetyön nimen pääsee tallentamaan vain jos opinnäytetyöhön liittyvät opintojaksot on arvioitu.
  • opinnäytetyön nimen voi tarvittaessa jakaa >> -merkeillä
  1. Tulosta todistuskansi, tutkintotodistuksen liitteet ja Diploma Supplement
  • tuota erilliset tiedostot = järjestelmä tekee zip-tiedoston, joka sisältää todistusliitteet erillisinä pdf-tiedostoina
  • tuota opiskelijakohtaiset tiedostot = edellisen kaltainen zip-tiedosto, mutta eroaa siinä, että tulostettaessa samalla kertaa useampia eri raporttityyppejä (esim. opintosuoritusote + opiskelutodistus), sisältää pdf raportit opiskelijakohtaisesti (= samassa pdf-tiedostossaopintosuoritusote + opiskelutodistus)
  • tuota yksi tiedosto = järjestelmä tekee yhden pdf-tiedoston, joka sisältää eri sivuillakaikkien valittujen opiskelijoiden raportit (esim. suositeltavaa, jos on tarkoitus tulostaaraportit paperille)

VINKKI:

Opiskelijahallintanäkymän raportit -toiminnolla voidaan tulostaa yhdellä kertaa eri raporttityyppejä (esim. tutkintotodistus + tutkintotodistuksen liitteet + Diploma Supplement) yhdelle tai useammalle opiskelijalle. Hae haluamasi opiskelijat, valitse kaikkien niiden raporttien valintaruudut, jotka haluat tulostaa, ja muokkaa raporttikohtaiset valinnat ja asetukset.

 

5. Sähköpostiosoitteet listaksi

 

Vaihe 1: opiskelijalista exceliin

1. Valitse korkeakoulupalveluiden työpöydällä opiskelijat > opiskelijahallinta.

2. Hae opiskeluoikeushaussa haluamasi opiskelijat (esimerkiksi haluamasi koulutusohjelman tai ryhmän opiskelijat)

3. Valitse hakutuloksista Exceliin tuotavat opiskelijat. Otsikkorivin valintaruudusta saat valittua kaikki kyseisen sivun hakutulokset.


 

4. Avaa raportit > opiskeluoikeudet taulukossa

 

5. Avaa Excel-tiedosto. Sähköpostiosoitteet ovat Excelissä sarakkeessa AS (=koulun sähköpostiosoitteet) ja AT (=omat sähköpostiosoitteet).

Valitse sähköpostiosoitteet ilman otsikkoriviä ja kopioi osoitteet hiiren oikealla näppäimellä.

Vaihe 2: sähköpostiosoitteet outlookiin

1. Avaa Outlook -> uusi sähköpostiviesti.

Liitä sähköpostiosoitteet uuden viestin piilokopio-kenttään. Näin vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita. (Huom! Tuo viestin otsikossa / tervehdyksessä kuitenkin esiin, kelle kohderyhmälle tämä sähköpostiviesti on tarkoitettu.)

Lähetä viesti opiskelijoille.

 

6. Postitustarrojen tulostus

 

Vaihe 1: opiskelijalista exceliin

1. Valitse korkeakoulupalveluiden työpöydällä opiskelijat > opiskelijahallinta.

2. Hae opiskeluoikeushaussa haluamasi opiskelijat.

3. Valitse hakutuloksista Exceliin tuotavat opiskelijat. Otsikkorivin valintaruudusta saat valittua kaikki kyseisen sivun hakutulokset.

4. Avaa raportit > opiskeluoikeudet taulukossa

5. Tallenna tiedosto omalle koneellesi.

Vaihe 2: tarrapohjien muokkaaminen wordissa

1. Avaa Word > postitukset (Mailings)-välilehti.

2. Valitse aloita yhdistäminen (Start Mail Merge) > tarrat (Labels).

 

Avautuvasta ikkunasta voit etsiä tarravalmistajan nimellä käytössäsi olevat tarrat tai muokata oman tarrapohjan. Valitse uusi osoitetarra (New Label). Valitse OK.

 

3. Valitse valitse vastaanottajat (Select recipients) > käytä aiemmin luotua luetteloa (Use an existing list). Hae vaiheessa 1 tallentamasi xlsx-tiedosto. Klikkaa OK tietolähdettä ja taulukkoa koskeviin kysymyksiin. Varmista, että rasti on kohdassa


 

4. Valitse lisää yhdistämiskenttä (Insert Merge Field). Tässä kohtaa tehdään ne valinnat, mitä tietoja osoitetarroille halutaan Excel-tiedostosta tuoda tulostettavaksi (esim. etunimi, sukunimi, asuinosoite, postinumero, postitoimipaikka).

 

Tarrat näyttävät tässä kohtaa tältä:

 

Huom! Muista laittaa tarpeelliset välilyönnit ja rivivaihdot.

5. Valitse päivitä otsikot (Update Labels). Tarrat näyttävät tältä:

6. Klikkaa esikatsele tuloksia (Preview Results).

Tarrat näyttävät tältä (yhteystietoja peitetty tietosuojasyistä tähdillä):


Useiden tarrasivujen välillä pääsee halutessaan liikkumaan nuolikuvioilla:

7. Valitse viimeistele yhdistäminen (Finish & Merge) > tulosta asiakirjat (Print Documents).

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa henkilöstölle, Oamk , OHJE, Ohjeet & tiedotteet, Peppi and tagged , , , . Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia