« Takaisin

Tietosuoja ja opinnäytetyö

Oletko aloittamassa opinnäytettä? Hieno homma! Joissain opinnäytetöissä tehdään kyselyitä, haastatteluita tai käsitellään muuten ihmisten henkilötietoja. Ennen opinnäytetyön aloittamista tai heti alkuvaiheessa on hyvä pohtia mitä tämä tarkoittaa juuri sinun opinnäytetyösi kannalta.

Ottaessasi huomioon tietosuojan osoitat ammattimaista lähestymistapaa ja osoitat tuntevasi oman alasi tietosuojaan liittyvät kysymykset. Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen ja ihmisen yksityisyyden suojaamista henkilötietoja käsiteltäessä. Tietosuojan tarkoituksena on ehkäistä henkilötietojen joutumista vääriin käsiin tai niiden väärinkäyttämistä.

Tietosuojan taustalla on Euroopan unionin tietosuoja-asetus (ns. GDPR, eli General Data Protection Regulation,) ja ihan kotimainen Tietosuolalaki (1050/2018).

Mistä tiedän käsittelenkö henkilötietoja?

Jokainenhan meistä hoksaa, että nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot ovat henkilötietoja, joten aina niitä käsitellessäsi tietosuoja tulee ottaa huomioon. On kuitenkin paljon sellaisia asioita, joita ei ihan heti hoksaa henkilötiedoiksi. Tässä sinulle joitain esimerkkejä pohdintaasi:

  • Nimi tai muu tunniste (henkilötunnus opiskelijanumero tms.)
  • Sähköposti, jos se sisältää nimen tai opiskelijatunnuksen.
  • Yksilöivä terveystieto (esim. hammaskartta)
  • Valokuva, josta henkilön voi tunnistaa
  • Ajoneuvon rekisterinumero, muu koneen/laitteen yksilöivä tunnus, joka voidaan yhdistää omistajaan
  • Isovanhempien perinnöllisten sairauksien lista
  • Paikannustiedot
  • IP-osoite
  • Eläinlääkärin rekisteritiedot, joissa näkyy tietenkin omistajantiedot

Sitten seuraavien tietojen yhdistely voi muodostaa henkilötiedon:

  • Ikä
  • Sukupuoli
  • Kotipaikka
  • Syntymäpaikka
  • Työpaikka
  • Ammatillinen asema
  • Opintoala
  • Tunniste, joka yhdistää esim. palvelun käyttäjän tiettyyn henkilöön.

Esimerkiksi vaikka se, että joku on vaikka 24 vuotias ei sinällään ole henkilötieto, mutta jos sen yhdistää muihin tietoihin, esim. 24 vuotias nainen, joka työskentelee miesvaltaisessa työpaikassa x voi olla henkilötieto, jos muita samat ehdot täyttäviä ei ole.

Ja vaikka et esim. opinnäytetyössäsi KYSYISI henkilötietoja, vaan vaikka asiakaskokemuksia, niin huomaathan, että toimeksiantajalta saamasi lista sähköpostiosoitteista tai yhteystiedoista sisältää henkilötietoja ja tarkoittaa sitä, että käsittelet henkilötietoja.

Mitä sitten, jos käsittelen henkilötietoja?

Tietosuoja ei missään tapauksessa estä henkilötietojen käsittelyä. Pitäähän meillä olla mahdollista tunnistaa luotettavasti muita ihmisiä. Tietosuoja ei myöskään estä henkilötietojen julkaisemistakaan. Jos vaikka haastattelet Oy Firma AB:n toimitusjohtajaa, niin pitäähän sinun pystyä kertomaan hänen nimensä, jos tarkoituskin on, että kuvaat nimenomaa kyseistä firmaa.

Kyselyt

Jos teet kyselyn, jossa et etukäteen osaa sanoa muodostuuko vastauksista henkilötietoja, niin kannattaa lähteä oletuksesta, että käsittelet. Ihan tilastollisenkin tutkimuksen periaatteissa lähtökohtana on se, ettei alle viiden vastaajan ryhmiä käsitellä, joten jos saisitkin kyselyssäsi vastaajaksi sen ainokaisen 68 vuotiaan miespuoleisen kätilöopiskelijan, niin analyysissä vastaaja häivytetään siten, että lopullisesta opinnäyte työstä ei voida enää yksilöitä erottaa. Tämä kannattaa ilmoittaa myös jo etukäteen vastaajille.

Vaikka et etukäteen tiedä muodostuuko vastauksista henkilötietoja, kannattaa taustamuuttujia miettiessä valmistautua siihen. Mitä enemmän taustamuuttujia kysytään, sitä todennäköisempää on, että henkilötietoja muodostuu. Kannattaa siis kysyä vain ne taustamuuttujat, joita aidosti tarvitset.

Haastattelut

Pohdi etukäteen anonymisoitko haastateltavat ja miten sen teet, vai esiintyvätkö haastateltavat tutkimuksessa omilla nimillään tai esim. organisaationsa edustajina, esim. Sairaanhoitaja 1 Päivänpaisteen sairaalasta. Jälkimmäisessä tapauksessa riittävillä tiedoilla voidaan saada selville, kuka on kyseessä, mutta nimi ei suoraan esiinny opinnäytetyössä. Tällöin kyse on pseudonymisoinnista.

Haastateltavan pitää tietää missä ja miten säilytät haastatteluaineistoa. Vaikka sinällään haastattelu, jossa haastateltava kertoo omalla nimellään esimerkiksi yrityksestään, pitää kuitenkin huolehtia siitä, etteivät ylimääräiset taustatiedot pääse vääriin käsiin. Erityisen tärkeää on tietosuojasta huolehtiminen silloin, kun käsitellään haastatteluaineistoa, jonka joutuminen vääriin käsiin saattaisi haittaa haastateltavalle. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi ainakin terveydentilaan liittyvät haastattelut ja työtyytyväisyyteen liittyvät haastattelut.

Terveystiedot

Terveystietoja on monenlaisia, on hammaskarttaa, on geenitietoja ja muita, jotka yksilöivät henkilön yksiselitteisesti. Voi olla myös, että teet vaikka kyselyä siitä, miten jonkun sairaalan päivystys on toiminut jollain ajanjaksolla, niin vaikka et kysyisikään vastaajalta mitään taustatietoja tai edes sitä miksi hän on päivystyksessä asioinut, niin pelkkä tieto, että hän on päivystyksessä ollut asiakkaana, on henkilötieto ja vieläpä sillä tavalla erityinen, että sinun on pidettävä tiedot erityisen huolellisesti salassa. Tällaisten tietojen käsittelystä kannattaa sopia paremmin toimeksiantajan kanssa ja keskustella ohjaajan kanssa.

Yhteystiedot

Jos olet saanut opinnäytetyön toimeksiantajalta listan yhteystiedoista, niin voit käyttää niitä yhteydenottoihin. Ilmoita kuitenkin yhteyttä ottaessasi mistä olet tiedot saanut. On myös hyvä sopia toimeksiantajan kanssa siitä, että hävität tiedot, kun et enää niitä tarvitse. Niitä ei kannata jättää omaan sähköpostiin tai muuten omiin tiedostoihin.

Valokuvat

Yksittäisten henkilöiden osalta, sovi siitä, että käytät kuvia opinnäytetyössäsi. Jos taas kuvaat jotain tapahtumaa ja kuvassa näkyy useita ihmisiä, on hyvä tilaisuudessa/tapahtumassa ilmoittaa, että siellä otetaan kuvia, jotka voidaan julkaista opinnäytetyössä. Kannattaa antaa osallistujille mahdollisuus vältellä kameraa. Lasten kuvaamisen suhteen kannattaa olla erityisen varovainen ja selvittää etukäteen tarvitsetko kuvaamiseen ja kuvien julkaisemiseen vanhempien suostumuksen.

Mikäli valokuvien julkaiseminen liittyy Tietosuojalain 27 § journalistiseen, akateemiseen, taiteelliseen tai kirjalliseen ilmaisuun, kannattaa kyseiseen lainpykälään tutustua paremmin.

Julkisesta aineistosta saadut tiedot

Tämä on vähän haastavampi kohta. Julkista aineistoa voivat olla vaikka oikeustapaukset tai muut tiedot. Tällaisessa tapauksessa kannattaa pohtia sitä, että vaikka jonkin henkilön tiedot olisivat jossain muualla ihan julkisesti näkyvissä, onko perustetta sille, että sinä laittaisit ne sellaisenaan opinnäytteeseen. Jos kyse on jostain julkista tehtävää hoitavasta/hoitaneesta henkilöstä voit sinäkin käyttää tietoja julkisesti, mutta jos esim. kyseessä on yksityinen henkilö, eikä erityisesti ole tarpeen mainita hänen nimeään, niin kannattaa välttää tällaista. Esim. jos viittaat oikeustapaukseen, niin vaikka Korkeimman oikeuden papereissa näkyisikin sen henkilön nimi, jonka asiaa on käsitelty, niin voit viitata tapaukseen ja henkilöön, vaikka kirjaimella X.

Ja sitten tietenkin kaikki JULKAISUT, joihin viittaat tekijän nimellä, niin edelleen voit ja sinun tuleekin niin tehdä, eikä tämä vaadi erityistoimenpiteitä tietosuojan kannalta. 😊

Tietosuojasta tiedottaminen

Jos käsittelet opinnäytetyössä henkilötietoja (siis muita, kuin kirjojen ja artikkelinkirjoittajien nimiä ja julkaisuita), on hyvä miettiä, miten tiedotat niitä, joiden tietoja käsittelet. Tämä kannattaa ottaa osaksi opinnäytetyösuunnitelmaa, niin silloin se tulee varmasti tehtyä hyvissä ajoin.

Joissain tapauksissa tietosuojasta tiedottamisen hoitaa opinnäytetyön toimeksiantaja (tästä pitää sopia opinnäytetyösopimuksen yhteydessä) ja toisinaan hoidat asian itse. Tietosuojasta tiedottaminen hoituu näppärimmin siten, että teet opinnäytetyöhösi liittyen tietosuojainfon. Siinä kerrot, miksi keräät tietoja, miten niitä käsittelet, ketkä muut niihin pääsevät käsiksi (pääseekö ohjaaja, entä toimeksiantaja) ja kuinka kauan niitä säilytät.

Lopuksi

Jos käsittelet opinnäytetyössäsi henkilötietoja, niin on hyvä kuvata raportissakin se, miten otit asian huomioon. Keskustele tietosuojasta toimeksiantajasi ja ohjaajasi kanssa. Jos vielä senkin jälkeen tulee vastaan ongelmia, joita ette osaa yhdessä ratkaista, voit yhdessä ohjaajasi kanssa kysyä neuvoa osoitteesta: tietosuoja@oamk.fi

Eikä muuta, kuin tsemppiä opparin tekoon!

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa English version available, Luokittelematon, Oamk , OHJE, Ohjeet & tiedotteet, opiskelijoille. Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia