« Takaisin

Henkilökunnan ohje: haastattelujen järjestäminen Zoomissa

Zoomissa on mahdollista järjestää etähaastattelut niin, että haastateltava osallistuu Zoom-kokoukseen selaimen kautta, eikä hän tarvitse omaa Zoom-tiliä osallistuakseen haastatteluun.

Haastateltava tarvitsee

  • selaimen,
  • nettiyhteyden,
  • kuulokemikrofonin,
  • webbikameran ja
  • linkin kokoukseen, johon hänen on liityttävä sovittuna ajankohtana.

Huom. Haastateltavan ei tarvitse asentaa erillistä Zoom-sovellusta, jos hänen ei tarvitse voida jakaa näyttöään, eikä häntä tarvitse siirtää ns. breakout-huoneeseen; haastatteluissa näitä ominaisuuksia ei välttämättä tarvita. (Eli jos webbikamerakuva, ääni sekä chattiin kirjoittaminen riittävät, niin pelkällä selaimella haastatteluun liittyminen ajaa asian.)

Haastattelija tarvitsee em. lisäksi Zoom-sovelluksen ja Oamkin käyttäjätunnuksen. Haastattelija ei tarvitse webbikameraa, jos haastattelijan on tarkoitus olla anonyymi.


Käyttöönotto ja kirjautuminen

A. Jos olet käyttänyt Zoomia ilmaistilillä

Jos olet ottanut ilmaistilin käyttöön ennen kuin Oamkiin hankittiin Zoom, tarkista että se ei ole käytössäsi ja tarvittaessa kirjaudu ulos ilmaistililtä Heimossa olevan ohjeen mukaan. Kirjaudu sitten Oamkin Zoomiin kuten B-kohdassa neuvotaan:

B. Aloita Zoomin käyttö kirjautumalla siihen selaimessa

  1. Mene selaimellasi (Chrome, Firefox tai Safari) osoitteeseen https://oamk.zoom.us ,
  2. valitse Sign in ja
  3. kirjaudu palveluun Oamkin tunnuksilla
    • Suositus olisi avata Zoom aina selaimen kautta. Sovellus avautuu sitten kyllä kokouksia varten, kun sitä tarvitaan. Kokousten perustaminen ja asetusten säätäminen kannattaa ennemmin tehdä selaimessa. Jos kirjaudut Zoomiin sovelluksen kautta, sinun pitää valita Sign in with SSO (Single sign-on). Kirjoita seuraavassa näkymässä osoitteen alkuun oamk. Zoom tarjoaa näyttävästi ilmaistilin kirjautumista kirjautumisikkunassaan, ja sen kautta kirjautuessasi pääset vain ilmaistilille.
      Valitse SSO-kirjautuminen 

Toimintaohje haastattelijalle

Käytä haastattelussa omaa Zoom-kokoushuonettasi. Jos haastatteluja on useita peräkkäin, niin ei kannata sopia liian tiukkaa aikataulua: Jos osallistujat eivät ole aiemmin käyttäneet Zoomia, voi olla että alussa menee aikaa mikrofonin säätämiseen tms. Voit itsekin olla huolettomammalla mielellä, jos aikataulu ei ole liian kireä.

1. ENNEN HAASTATTELUJA:

  • Jos aiot tallentaa haastattelut, huolehdi että koneellasi on riittävästi tilaa tallenteita varten, sillä Zoom tekee tallenteet sinun koneellesi.
    • esimerkiksi, 2-tuntinen luentotallenne vei n. 270 Mt, kun se oli tehty koneella, jonka näytön resoluutio on 2256 * 1504 px.
  • Haastattelutilannetta varten, varmista että käytössäsi on rauhallinen tila, jossa ulkopuoliset eivät kuule haastattelutilannetta.
  • Käytössäsi pitää olla riittävä nettiyhteys: Jos teet haastattelun kotona, varmista että sinulla on käytössäsi riittävä nettiyhteys haastattelujen aikana, eli esim. suoratoistopalveluiden ja nettipelien käyttö yhtäaikaa ei ole suotavaa, jos yhteytesi ei ole mitoitettu usealle käyttäjälle. (Olisi paras, jos käytettävissäsi on kiinteä nettiyhteys. Jos käytät mobiilinettiä, voi olla sen nopeus ei ole lähelläkään luvattua: tämä riippuu asuinalueestasi, että miten hyvin se vastaa alueella oleviin yhtäaikaisiin samaa palvelua käyttävien tarpeisiin.)

1.1 Jos haluat olla anonyymi haastattelija, eikä nimesi siis saisi näkyä haastateltavalle, muuta nimiasetukset, kokouksen osoite ja oman kokoushuoneesi nimi

Muuta nimesi ja huoneesi osoite haastatteluja varten Zoom-profiilisivullasi:

  1. Jos haluat, muuta kokous-ID:si (Personal Meeting ID) Zoomin oman englanninkielisen ohjeen mukaan – ja palauta se haastattelujen jälkeen entiselleen tai joksikin ihan muuksi. (Kokous-ID näkyy osallistujille ja oma ID:si pysyy samana, ellet muuta sitä välillä: Jos et muuta kokous-ID:tä ja haastateltava ottaa ID:n ylös, hän voi yrittää myöhemmin ID:n avulla liittyä kokoukseen sen jälkeenkin, vaikka olisit käyttänyt kokouskutsussa selväkielistä linkkiä. Riski tähän on hyvin pieni, mutta mahdollinen.)
  2. Luo vielä sitten huoneellesi uniikki linkki haastattelujen ajaksi, eli esim. https://oamk.zoom.us/my/oamkhaastattelu20200404a – Huom. ilmoita valitsemasi osoite sille taholle, joka lähettää haastattelukutsut. 
    • Zoomissa selväkielinen linkki on uudelleenohjaava, eli se ei jää näkyviin selaimen osoiteriville linkin avaamiseen jälkeen, vaan osoiteriville tulee kokouksen todellinen osoite, jossa näkyy kokous-ID: selväkielisen linkin ajatus on, että sen voi tarvittaessa vaikka helposti kirjoittaa osoiteriville esim. puhelinkeskustelussa. Toinen hyvä puoli selväkielisessä linkissä on, että se antaa linkin käyttäjälle paremman mielikuvan siitä, mihin hän on menossa – toki jos haastateltava ei osaa suomea, niin kannattaa laittaa linkkiteksti englanniksi.
  3. Aseta profiilisivulla nimeksesi esim. Haastattelija Oamk. (etunimi, sukunimi.)

Voit myös muuttaa kokoushuoneesi nimen haastattelujen ajaksi:

  • Pääset muuttamaan huoneesi nimen, kun olet kokoushuoneessasi ja avaat ylävasemmasta nurkasta i-valikon (ks. kuva alla) ja kirjoitat huoneen nimeksi esim. Haastattelu. (Pääset huoneeseesi esim. käyttämällä kutsulinkkiä)

Haastattelujen loputtua, palauta nimitietosi oikeiksi, muuta kokous-ID ja uniikki linkki entisiksi ja muuta myös kokoushuoneen nimi, että se ei hämmennä osallistujia jos järjestät kokouksen jostain ihan muuusta aiheesta.


1.2 Laita kokousasetukset kuntoon haastatteluja varten:

  1. Mene osoitteeseen https://oamk.zoom.us/meeting/schedule
  2. Valitse Schedule a new meeting
    • Huomaa, että ajastuksella on merkitystä vain Zoomin kautta lähetettävien kokouskutsujen kannalta: Jos annat eteenpäin kokouksen linkin, se toimii myös ajastuksen ulkopuolisinakin aikoina.
    • Haastatteluja varten, sinun ei tarvitse asettaa niille ajankohtaa Zoomissa, vaan riittää että laitat haastattelutilanteen asetukset kuntoon ja olet itse avaamassa kokouksen sinä ajankohtana, joka haastattelulle on sovittu. (Jos ajastat kokouksen, huomaa että kellonaika annetaan AM/PM-muodossa).
  3. Valitse, että kokouksessa käytetään Personal Meeting ID:täsi, jotta selväkielinen osoite olisi mahdollinen
    (Jos selväkielinen osoite ei ole tarpeen, niin käytä kokousta varten genergoitavaa numerosarjaa; tällöin sinun ei tarvitse asettaa huoneellesi osoitetta eikä muuttaa huoneesi ID:tä tämän ohjeen 1.1-kohdassa neuvotulla tavalla)
  4. Älä vaadi rekisteröitymistä
  5. Älä aseta salasanaa; et tarvitse sitä, koska tulet käyttämään odotushuonetta
  6. Videokohdassa, jos haluat olla anonyyminä, älä käytä webbikameraa.
    Jos osallistujalla pitää olla webbikamera käynnissä, sen voi laittaa tässä päälle, mutta sen voi kyllä hoitaa kokouksen aikanakin. (Jos laitat sen tässä kohdassa päälle ja käytät selväkielistä webbiosoitetta, tästä tulee oletusasetus; muuta se siis tarvittaessa haastattelujen jälkeen.)
  7. Audio-kohdassa, valitse pelkästään computer audio.
  8. Meeting options -kohdassa laita ruksit vain näihin kohtiin:
    • Enable waiting room
    • Record the meeting automatically on the local computer
      • tämä vaihtoehto on valinnainen: se on sitä varten, että muistat varmasti tallennuksen. Voit painaa pause-painiketta liityttyäsi kokoukseen, kunhan muistat sitten jatkaa tallennusta kun vars. haastattelu alkaa.
  9. Laita Alternative hosts -kohtaan oman varahenkilösi sähköpostiosoite (muodossa ktunnus@oamk.fi – kysy tarvittaessa kollegan sähköpostiosoite tuossa muodossa!), jolloin kokoushuoneen osoite säilyy, vaikka et pääsisi itse paikalle. (Huom. myös varahenkilön on muutettava omat nimitietonsa omassa profiilissaan ennen kokousta, jos hän haluaa olla anonyymi.)

HAASTATTELUN AIKANA:

  1. Liity kokoukseesi hyvissä ajoin. Mene Meetings-listaukseen (https://oamk.zoom.us/meeting) ja avaa kokoushuone valitsemalla start asettamasi haastattelukokouksen riviltä: Halutessasi tarkista ensin kokouksen nimestä avatuvasta linkistä, että asetukset ovat oikein.
  2. Jos olet ihan varma, että muistat huolehtia tallennuksesta itse, voit tauottaa tallennusta silloin, kun haastattelu ei ole käynnissä. Muussa tapauksessa, tallenna ihan koko sessio, eli anna tallennus olla päällä kokoajan (se on automaattisesti päällä, jos laitoit sen kokouksesi asetuksiin aiemman ohjeen mukaan.)
  3. Tarkista, että nimitiedot ovat haluamasilaiset.

    Jos haluat muokata kokouksen nimeä (Meeting topic), avaa ylävasemmalla oleva i-valikko. Klikkaamalla otsikkoa avautuvassa ponnahdusikkunassa saat muutettua nimen.

    (Jos käytit vain tätä kokousta varten genergoitua numerosarjaa; sinun ei tarvitse muuttaa mitään, koska silloin kokouksen nimi haetaan ajastamasi kokouksen asetuksista.)
  4. Tarkista mikrofonikuulokkeesi toiminta.
  5. Jos haastatteluja varten on olemassa jokin yhteinen verkkosivu, powerpoint tms. voit jakaa sen valmiiksi näytölle. (Jos et jaa mitään, eikä webbikamerasi ole käytössä, haastateltava näkee huoneesi nimen.)
  6. Kun näet haastateltavan odotushuoneessa, päästä hänet kokoushuoneeseen. Katso Zoomin englannikielinen ohjevideo odotushuoneen käytöstä.
  7. Puhu haastateltavalle ja pyydä häntä puhumaan sinulle, että saatte tarkistettua äänten toimivuuden ennen varsinaisen haastattelun aloitusta.
  8. Kun haastattelu on ohi, odota haastateltavan poistumista tai tarvittaessa poista hänet huoneesta ENNEN seuraavan haastateltavan ottamista huoneeseen.
  9. Tallennus lakkaa, kun poistut kokoushuoneesta (tai jos painat stop-painiketta). Kun poistut huoneesta tauolla, aloitat uuden tallenteen, kun palaat taas kokoushuoneeseen.

HAASTATTELUN LOPUTTUA:

Haastattelun jälkeen tallenne muutetaan automaattisesti MP4-muotoon. Tallenteet siirtyvät koneellesi oletuksena Documents/Zoom-kansioon kokouksen päätyttyä. Kokouksen päätyttyä, anna Zoomin konvertoida tiedostot MP4-muotoon: se kestää jonkin aikaa ja mitä pidempään kokouksesi kesti, sitä kauemmin videon muuttaminen MP4-tiedostoksi kestää. (Huom! Jos konvertointi ei syystä tai toisesta ala, voit tuplaklikata .zoom-tiedostoa, jolloin konvertointi käynnistyy. Jos tässä vaiheessa koneesi ilmoittaa, ettei se tunnista tiedostoa, valitse oletusohjelmaksi Zoom: Sen sijainti koneellasi on todennäköisesti tämä: C:\Program Files (x86)\Zoom ) – Katso lisätietoja tallentamisesta

Kannattaa katsoa Zoomin englanninkielinen ohjevideo tallentamisesta. Lopuksi voit siirtää valmiit MP4-tallenteet siihen paikkaan, jonka olette yhdessä sopineet tallenteiden säilytyspaikaksi.

Muistathan nyt käydä muuttamassa nimitietosi Zoomiin ja muokkaa myös henkilökohtaisen huoneesi ID:tä, jos käytit henkilökohtaista kokoushuonettasi ja selväsanaista kokousosoitetta.

 

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa henkilöstölle, Luokittelematon, Oamk , OHJE, Ohjeet & tiedotteet, ohjelmistot and tagged , , . Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia