« Takaisin

Näin teet saavutettavan PowerPoint-esityksen

Julkisen sektorin verkkopalveluissa jaettavien tiedostojenkin pitää olla saavutettavia: Laki koskee kaikkia 23.9.2018 tai sen jälkeen julkaistuja tiedostoja, eli tiedostoja olisi kannattanut tehdä valmiiksi saavutettaviksi jo pidemmän aikaa.

Huom. että Oamkin vanhalla mallipohjalla (ennen syyskuuta 2020 käytössä ollut pohja) tehdyt tiedostot eivät täytä vaatimuksia, eli periaatteessa niitä olisi korjattava, jos niitä verkossa jaetaan. Oamkin vanhassa mallipohjassa on esim. oranssit otsikot valkoisella pohjalla ja elementtejä, joissa on valkoista tekstiä oranssin tai muiden kirkkaiden värien päällä, mikä ei ole saavutettavaa. Uudessa mallipohjassa saavutettavuus on otettu huomioon. (Oamkin henkilöstö voi hakea mallipohjan Heimosta). Voit siirtää vanhat PowerPoint-esityksesi uuteen pohjaan: jos olet vanhoissa dioissasi käyttänyt PowerPointin valmiita otsikko- ja tekstiasetteluja, vaihdos on melko vaivaton.

Ota tavaksi tarkistaa diaesityksesi PowerPointin Tarkista helppokäyttöisyys -toiminnolla: voit löytää sen avulla joitakin saavutettavuusongelmia. Huomaa kuitenkin, että vaikka tiedostosi läpäisisi ko. tekstin, se ei vielä tarkoita, että tiedosto olisi saavutettava! Tämän sivun vinkit ja tuo automaattinen, ohjelmallisesti tehtävä tarkistus yhdessä olisi hyvä rutiini saavutettavuuden varmistamiseksi.



Otsikko on tekstin tärkein osa – mutta muista myös tekstin muut ominaisuudet

  • Tiedoston nimi on kalvosetin tärkein tieto: Anna tiedostolle kuvaava nimi.
  • Otsikko on dian tärkein osa: Tarkista, että dian otsikko vastaa dian sisältöä.
    • Jos sama otsikko jatkuu seuraavalla dialla, erota se aiemmasta (esim. Sama otsikko 1/2 ja Sama otsikko 2/2).
  • Käytä PowerPointin omia otsikkokenttiä sekä listaus- ja taulukkorakenteita.
  • Iso koko (esim. 30) on hyvä peruskoko leipätekstille. (Katso esim. Guy Kawasakin 10-20-30-sääntö)
  • Panosta tekstin ymmärrettävyyteen: sovella erillistä ohjetta tekstin ymmärrettävyydestä myös PowerPointeissasi.
  • Aseta kieli vastaamaan sisällön kieltä.
    1. Tämä kannattaa tehdä työpöytäsovelluksen Outline-näkymässä (View, Presentation Views: Outline View):
    2. Valitse kaikkien diojen tekstit (se onnistuu esimerkiksi klikkaamalla dialistauksessa mitä tahansa kohtaa ja painamalla sitten CTRL+A)
    3. Avaa oikoluvun kieliasetus (Review, Language: Language, Set Proofing language)
    4. Aseta oikoluvun kieli valitun sisällön mukaiseksi ja hyväksy valinta painamalla OK-painiketta.
    5. Voit myös määritellä vaikkapa yksittäisten sanojen, lauseiden tai kappaleiden kielen samalla tavalla: Valitset vain vieraskielisen kohdan ja määrittelet kielen. Kieli määräytyy valittuun kohtaan. Yksittäisiä sanoja ei tarvitse alkaa määritellä, mutta ainakin kokonaiset kappaleet tulisi määritellä, jos ne poikkeavat tiedoston muusta kielestä.

Värien pitää erottua toisistaan

  • Huolehdi, että tekstin ja taustan välinen kontrasti on riittävä. Esim. Oamkin oranssi valkoisen kanssa ei muodosta vaadittavaa kontrastia, mutta musta ja oranssi erottuvat toisistaan hyvin.
  • Älä käytä väriä ainoana tiedon välittäjänä.  
    • Voit käyttää kaavioissa paitsi värejä, myös erilaisia viivatyyppejä tai täyttökuvioita, jolloin esim. värisokeiden on helpompi erottaa viivat ja täytöt toisistaan.
    • Voit myös yhdistää selitteen viivalla piirakkakaavion lohkoon tai viivakaavion viivaan, tai jos mahtuu, voit laittaa selitteen suoraan piirakkalohkon päälle.
    • Jos laitat selitteen värialueen päälle, sen pitää erottua taustasta riittävästi (kontrastivaatimukset).
      • Huom. Kontrastivaatimuksiin on poikkeuksiakin, esim. erilaiset aluejakokartat perustuvat väreihin ja niitä saa käyttää.
    • Laita piirakkakaavion lohkoille reunaviivat, jotta lohkot erottuisivat paremmin toisistaan. (Jos lohkojen väliset kontrastit ovat suuret, niin silloin voit jättää viivat laittamatta.)
    • Anna aina kuville tekstimuotoinen vaihtoehtoinen kuvaus, jossa kerrot ydinasiat (yleensä lyhyesti). Voit tarkistaa kontrastit esim. tässä palvelussa: https://webaim.org/resources/contrastchecker/
  • Katso vielä erillinen ohje kontrastista.

Kuvat eivät yksin riitä ja koristekuvat eivät saa häiritä käyttöä

  • Jos laitat tekstin alle taustakuvan, varmista, että teksti erottuu taustasta selvästi. Hyvä nyrkkisääntö tässä olisi, että jos et ole varma, älä laita kuvaa tekstin alle.
    • Laita taustakuva dian masteriin, ei diaan (tai jos joskus laitatkin taustakuvan suoraan diaan, niin muista sitten merkitä se koristeeksi tyhjällä vaihteoehtokuvauksella.)
  • Kuvat ja kaaviot ovat hyviä ja niitä kannattaa ilman muuta käyttää, mutta laita aina kuville vaihtoehtoiset kuvaukset. (Koristekuville pitää laittaa tyhjä vaihtoehtokuvaus.) Päätä aina tekstimuotoiset kuvaukset pisteeseen, ellei kyseessä ole sellainen harvinainen tilanne, jossa haluat, että ruudunlukija jatkaisi lukemista suoraan, eli kuva olisi vaikkapa tekstin seassa.)
    • Huomaa, että jos teet PowerPoint-tiedostostasi pelkästään videon (esim. mp4), et tarvitse vaihtoehtoisia kuvauksia, sillä ne eivät tule mukaan videotiedostoihin. Jos jaat tiedoston jossain muussa muodossa (pptx, pdf), vaihtoehtoiset kuvaukset pitää olla.
  • Kun kirjoitat vaihtoehtoisen kuvauksen kaaviolle, luettele tiedot loogisessa järjestyksessä, eli esim. kronologisesti (tiedot aikajanalla) tai esim. piirakkakaavioissa kokojärjestyksessä, suurimmasta pienimpään.
  • Ruudunlukijan kannalta olisi näppärintä, jos laitat kuvatekstit kuvan päälle: Sillä jos teet tiedostosta PDF:n, niin säästyt ylimääräiseltä vaivalta. Voit nimittäin muuttaa tägijärjestystä PDF:ssä tarvittaessa ja yleensä olisi järkevintä ensin lukea kuvateksti ja sitten vasta kuvan vaihtoehtoinen kuvaus. Jos kuvateksti on ensin, asia on valmiiksi kunnossa. (Mieti esimerkiksi kaaviokuva, jonka pääpointin kerrot lyhyesti kuvatekstissä; kuvateksti toimii tavallaan otsikkona laveammalle vaihtoehtokuvaukselle.)
  • Lue erillisestä ohjeesta, millainen on hyvä vaihtoehtoinen kuvaus.

Lukemisjärjestyksellä on väliä

  • Tarkista, missä järjestyksessä ruudunlukija lukee diasi objektit: Valitse Järjestä/Valintaruutu.. – sillä on väliä, että järjestys on looginen! Huom. Alin luetaan ensin, ylin viimeiseksi.

Jos teet itse PowerPoint-pohjia, ota saavutettavuusvaatimukset huomioon jo siinä: Iso osa PowerPointeista kun jaetaan verkossa joko ihan PowerPoint-muodossa tai niistä tehdään PDF-tiedostoja. Lisäksi niitä saatetaan näyttää osana videoita tai ne voivat yksinäänkin olla videon pohjamateriaalina, jos video tehdään suoraan PowerPointissa: silloinkin esim. väreihin kohdistuvat vaatimukset tulisi ottaa huomioon.

Näin siirrät vanhan PowerPointin diat uuteen, saavutettavaan pohjaan:

  1. Luo uusi PowerPoint-tiedosto uutta pohjaa käyttäen.
  2. Avaa myös vanha, uuteen pohjaan siirrettävä PowerPoint-tiedosto ja kopioi sen sisältö:
    • Valitse ensin koko sisältö. Se onnistuu helposti esim. dia-näkymässä (View, Slide Sorter). Valitse ensin jokin dioista ja sen jälkeen saat valittua kaikki näppäinyhdistelmällä CTRL+A (Windowsissa) tai CMD+A (Macissa)
    • Kopioi sitten kaikki valittuna olevat diat vanhasta tiedostosta:
      se onnistuu näppäinyhdistelmällä CTRL+C (Windowsissa) tai CMD+C (Macissa)
  3. Liitä sitten diat uuteen PowerPoint-tiedostoon.
    • Se onnistuu helpoimmin näppäinyhdistelmällä CTRL+V (Win) tai CMD+V (Mac)
  4. Voit muuttaa yksittäisiä dioja helposti, kun valitset dian ja sitten valitset sille haluamasi asettelun
    • Asettelut löytyvät kohdasta Home, Layout.

Huom. Jos pohjassa on paljon elementtejä, jotka eivät siirry suoraan uuden pohjan asetteluihin, voi olla järkevintä tehdä koko diasarja alusta asti uusiksi. Jos jollakin dialla on ihan yksittäinen elementti, joka ei päätynyt uudessa pohjassa oikeaan paikkaan, voit hoitaa sen näin:

Kun olet valinnut uuden asettelumallin (layout) jollekin dialle, ja esim. otsikko ei päädy otsikon paikalle,

  1. Valitse uuden asettelumallin otsikkokenttä ja siirrä se taakse (Home, Drawing, Arrange, Send to back).
  2. Nyt uusi otsikkoelementti on väärin siirtyneen otsikon alla, eli pääset nyt valitsemaan ja kopioimaan väärin siirtyneen otsikkotekstin: valitse (maalaa) teksti, ja kopioi se.
  3. Klikkaa nyt taustalla olevaa otsikkoelementtiä ja liitä teksti siihen.
  4. Lopuksi, tarkista diojen saavutettavuus (Review, Check Accessibility/Tarkista helppokäyttöisyys): huolehdi että dian lukemisjärjestys on oikea.

 

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa [:fi]saavutettava ohje[:en]accessible guideline[:], henkilöstölle, Oamk , OHJE, Ohjeet & tiedotteet, ohjelmistot, opiskelijoille and tagged , , , . Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia