« Takaisin

Voit tallentaa ja jakaa tiedostojasi Microsoftin OneDrive (for Business) -pilvipalvelussa

Huom! IT-palvelut ei ota varmuuskopioita Microsoftin 365  -palveluun tallennetuista tiedostoista. Varmuuskopioitavat datamäärät olisivat yksinkertaisesti liian suuria. Ota itse varmuuskopiot omista tärkeistä tiedostoistasi siltä varalta, että onnistut itse tuhoamaan tiedostoja Onedrivessä/Sharepointissa tai jos joku kiristyshaittaohjelma salaa ne.

OneDrive for Business on pilvitallennustila, jonka saat Microsoftin 365 pilvipalvelun mukana, eli samassa palvelussa, jossa sähköpostisikin on. Voit tallentaa tiedostojasi palveluun ja halutessasi voit myös jakaa tiedostojasi palvelun kautta.

Huomaa, että Oamkin kautta käytössäsi on OneDrive for Business (ent. SkyDrive Pro), joka mahdollistaa tiedostojen helpon jakamisen oamkilaisten kesken. (OneDrive for Business on siis eri palvelu kuin Microsoftin kaikille ilmainen OneDrive-palvelu, lue lisää Microsotin Mikä on OneDrive for Business? -sivulta.)
HUOM! OneDrive on kunkin käyttäjän henkilökohtainen pilvitallennuspaikka: Vaikka tiedostoja onkin sen kautta helppo jakaa, huomaathan, että jos tiedoston omistajan tunnus poistuu Oamkin järjestelmistä, myös tiedosto poistuu. Tämän vuoksi tärkeät, usean henkilön käyttämät pitkäaikaiseen käyttöön tarkoitetut tiedostot kannattaa ennemin jakaa esim. työryhmän SharePoint-sivustolla.

Halutessasi voit katsoa eKampuksen ohjevideon OneDriven käytöstä:


Palveluun kirjautuminen

Pääset kiinni palveluun miltä vain koneelta, jolta pääset myös webmailiisi: Pääset palveluun, kun kirjaudut ensin normaalisti webmailiisi. Tämän jälkeen pääset käyttämään OneDrive-palvelua, kun valitset vasemman yläreunan ruudukko-ikonista avautuvasta valikosta OneDriven:


Tiedostolistaus OneDrivessä

Alla olevassa kuvassa näet tiedostolistauksen OneDrivessä:

OneDrive007

  1. sarakkeessa näet tiedoston/kansion ikonin. Kilkkaamalla tiedoston ikonia voit valita rivin; yllä olevassa kuvassa 1. rivi on valittuna. Klikkaamalla kansio-ikonia, avaat ko. kansion.
  2. sarakkeessa on tiedoston/kansion nimi. Jos tiedostonimen perässä on pieni vihreä ikoni, se kertoo että tiedosto on uusi. Tiedoston/kansion nimeä klikkaamalla avaat sen.
  3. sarakkeessa on ellipsi, eli pistekolmikko. Sitä klikkaamalla saat avattua ko. tiedoston inforuudun ja pääset kiinni mm. tiedoston versiohistoriaan.
  4. sarakkeessa näytetään muokkauspäivämäärä. Yllä olevassa kuvassa tiedostot on järjestetty niin, että tuorein näytetään ensin; ensin listataan tiedostot ja sitten kansiot. Kilkkaamalla päivämäärää, saat valittua ko. rivin.
  5. sarakkeessa näet, että onko tiedosto/kansio vain sinun käytettävissäsi, vai oletko jo jakanut sen muille käyttäjille. Lukko-ikoni kertoo, että et ole jakanut kohdetta muille. Klikkaamalla ikoni pääset katsomaan, keille kohde on jaettu ja samaa reittiä pääset myös jakamaan kohteen edelleen.
  6. sarakkeessa näet, kuka on muokannut tiedostoa viimeksi. Nimeä klikkaamalla pääset ko. henkilön profiilisivulle.

Huomaa, että sarakkeiden otsikoita klikkaamalla voit järjestää listausta haluamasi sarakeotsikon mukaan, joko nousevaan ja laskevaan järjestykseen, nuoli-ikoni sarakeotsikon vieressä kertoo, että mikä sarake on valittuna ja ja onko järjestys nouseva vai laskeva.

Voit tuhota tiedoston/kansion valitsemalla sen rivin (voit myös valita useita rivejä kerralla!) ja valitsemalla sitten ylärivin toiminnoista Manage –> Delete.


Uuden Office-tiedoston tai kansion luominen suoraan OneDrivessä

Voit joko tuoda tiedostoja omalta koneeltasi OneDriveen, tai luoda niitä suoraan OneDrivessä. Sinun kannattaa rakentaa mielekäs hakemistohierarkia tiedostoillesi, jotta löydät ne jatkossa helposti ja samaan aiheeseen liittyvät tiedostot löytyvät samasta paikasta.

Aloita uusien tiedostojen ja kansioiden luominen valitsemalla “NEW”  Tiedostot-näkymässä.

Saat näkyviin valikon, jossa näet vaihtoehtosi – voit siis luoda Word-, Excel-, PowerPoint- ja OneNote-tiedostoja, Excel-kyselyitä ja kansioita. (Tutustu tarvittaessa MS Office -ohjelmien käyttöohjeisiin.)

OneDrive003

Kun luot uuden tiedoston, se avautuu heti muokkaustilassa. Nimeä tiedosto klikkaamalla hiirellä yläpalkissa näkyvää Document-sanaa, ja pääset kirjoittamaan sen tilalle tiedostollesi kuvaavan nimen.

Sinun ei tarvitse tallentaa tiedostoa erikseen, sillä kun muokkaat tiedostoasi selaimessa, se tallentuu itsestään.

Kannattaa tehdä uusi tiedosto siinä kansiossa, johon haluat sen sijoittuvan: Selaa siis ensin esiin oikea kansio ja paina vasta sitten New, niin sinun ei tarvitse siirrellä tiedostoa erikseen. Tiedostojen ja kansioiden siirtäminen onnistuu raahaamalla.

Pääset takaisin tiedostolistaukseen klikkaamalla omaa nimeäsi näkymän vasemmassa reunassa.


Tiedostojen tuominen OneDriveen

Pääset tuomaan tiedostoja OneDriveen, kun valitset Tiedostot-näkymän valinnoista “upload”. Pääset sitten selaamaan koneeltasi esiin ne tiedostot, jotka haluat siirtää OneDriveen. Alla olevassa kuvassa on valittuna kaksi kuvaa (Koala ja Pingviini); painamalla Avaa-painiketta tiedostot siirtyvät OneDriveen.

OneDrive008


Office-tiedostojen tallentaminen suoraan OneDriveen suoraan Wordista/Excelistä/PowerPointista

Voit tallentaa koulun verkossa ollessasi Office-tiedostojasi (eli Word, Excel ja PowerPoint) suoraan OneDriveen Office-sovelluksista käsin seuraavasti:
1. Valitse Tiedosto
2. Valitse Tallenna nimellä
3. Valitse “OneDrive – Oulun seudun ammattikorkeakoulu”
onedriveen_suoraan_officesta
4. Valitse Selaa, jolloin avautuu ponnahdusikkuna, josta pääset selaamaan tallennuspaikan. Osoiterivillä näkyy sijaintina https://oamk-my.sharepoint.com/personal/ktunnus_oamk_fiDocument libraries -otsikon alta löytyvä Documents näyttää saman hakemiston, jonka saat eteesi, kun avaat OneDriven webselaimesi kautta.
OneDriveDocuments

Olemassa olevan Office-tiedoston muokkaamisen aloitus OneDrivessä

Kun avaat OneDrivessä Office-tiedoston, se avataan aina lukutilassa. Jos haluat muokata dokumenttia, sinulla pitää ensinnäkin olla tarvittavat muokkausoikeudet. Kun sinulla on muokkausoikeus, näet vasemmassa reunassa Edit Document -valikon. Kun avaat sen, voit valita, että muokkaatko dokumenttia Wordissa/Excelissä/PowerPointissa vai suoraan selaimessa. Jos haluat kaikki Wordin ominaisuudet käyttöösi, kannattaa avata tiedosto Wordissa valitsemalla “Edit in Word/Excel/PowerPoint”. Tämä tietenkin edellyttää sitä, että koneellasi on asennettuna ko. ohjelma (väh. versio 2013). Jos taas haluat muokata tekstiä selaimessa (ja yhtä aikaa muiden kanssa), niin valitse “Edit in Word/Excel/PowerPoint Online”.

OneDrive004

Tarvitsetko käyttöohjeita? Ks. mistä löydät yksityiskohtaiset käyttöohjeet.


Tiedostojen jakaminen muille käyttäjille

Voit jakaa tiedostojasi tai kokonaisen kansion tiedostoineen muille käyttäjille. Pääset jakamaan tiedostosi/kansiosi mm. Tiedostot-näkymän kautta, kun klikkaat siellä jaettavan kohteen rivillä näkyvää jako-ikonia (se näyttää joko lukolta tai siinä on kaksi ihmishahmoa; ensin mainittu tarkoittaa, että tiedostoa ei ole jaettu muille ja jälkimmäinen tarkoittaa, että on.) Sinulle avautuu nyt jakoasetukset ikkuna (kuva alla.)

OneDrive006

Jakoasetukset-ikkunassa pitää olla valittuna Invite people (kuten yllä olevassa kuvassakin). Kun aloitat kirjoittaa oamkilaisen opiskelijan tai henkilöstöön kuuluvan henkilön nimeä ylimpään kenttään, näet listan henkilöstä, joiden nimi on alkaa kuten olet kirjoittanut; kun kirjoitat nimeä tarpeeksi pitkälle, sinun pitäisi nähdä listassa sen henkilön nimi, jolle haluat tiedostosi jakaa. Klikkaa tuota nimeä, jolloin se tulee näkyviin. Nimen perässä on ruksi, jota klikkaamlla voit poistaa nimen, jos valitsit vahingossa väärin.  Voit jakaa tiedoston useille henkilöille samalla kerralla. Valitse se käyttöoikeus, jonka haluat myöntää:

Pelkkä lukuoikeus (Can view) tarkoittaa, että vastaanottaja voi

  • katsoa tiedostoa ja
  • tallentaa sen itselleen. Hän voi myös
  • ehdottaa sinulle tiedoston jakamista edellleen.

Muokkausoikeus (Can edit) tarkoittaa, että

  • vastaanottaja voi jakaa sinun tiedostoasi edelleen kysymättä lupaa sinulta.
  • Jos kyseessä on Office-tiedosto, hän voi myös editoida tiedostoasi. (Ja jopa yhtäaikaisesti)
  • Jos kyseessä on kansio, hän voi lisätä sinne tiedostoja.
  • Huomaa, että oletuksena on muokkausoikeus, eli olethan tarkkana, että et myönnä sitä vahingossa, jos se ei ole tarkoituksesi!

Voit jakaa tiedostoja myös Oamkin ulkopuolisille henkilöille. Tällöin sinun pitää laittaa kenttään vastaanottajan sähköpostiosoite. Voitkin käyttää OneDriven tiedostojakoa sähköpostin liitetiedostojen asemasta, jolloin et kuormita vastaanottajan sähköpostia. Huomaa, että ulkopuolisille tiedoston jakaessasi hän voi kirjautua sisään palveluun vain, jos hänellä on jonkin organisaation kautta 365-palvelu käytössään tai hänellä on henkilökohtainen OneDrive. Mikäli kyseessä olevan vastaanottajan osoite ei ole outlook.com-osoite tai toisen Microsoft 365 -pilvipalveluasiakkaan sähköpostiosoite, voit ottaa pois ruksin kohdasta Require sign-in, sillä ilmaisen OneDrive-tilin luominen vai sinun tiedostoasi varten saattaa olla liikaa vaadittu.

Halutessasi voit vielä kirjoittaa jakosasetukset-ikkunan isompaa tekstikenttään viestin, joka liitetään vastaanottajalle lähtevään sähköpostiin: Kun painat Share-painiketta, vastaanottajat saavat siis sähköpostin, jossa kerrotaan, että haluat jakaa tiedoston/kansion vastaanottajan kanssa. Lisäksi viestissä on linkki jaettavaan kohteeseen ja mahdolliset saatesanat, mikäli ne kirjoitit.


Miten muutan muille jo antamiani oikeuksia?

Jos haluat muuttaa katseluoikeuden muokkausoikeudeksi tai päinvastoin, tai poistaa jaon kokonaan
1. mene ensin Tiedostot-näkymään ja valitse haluamasi kohteen rivilä näkyvää ikonia, josta näet, että kohde on jaettu muille.
2. Tämän jälkeen sinulle avautuu jakoasetukset-ikkuna. Valitse ko. ikkunan vasemman reunan valikosta Shared with / Jaettu:

onedrivejako
3. Voit muuttaa kunkin käyttäjän oikeuksia käyttäjän rivillä olevasta alasvetovalikosta, vaihtoehdot ovat muokkaus- ja katseluoikeudet sekä käyttöoikeuksien poisto, eli jaon lopetus; valitse näistä haluamasi ja hyväksy vielä muutokset Save Changes / Tallenna -painikkeella.


Mistä löydän minulle jaetut tiedostot ja kansiot?

Kun joku muu jakaa tiedoston tai kansion kanssasi, saat siitä tiedon sähköpostiisi. Sähköpostissa on linkki, jot aseuraamalla pääset avaamaan sinulel jaetun kohteen. Sinun ei tarvitse säilyttää tuota postia päästäksesi jaettuun kohteenseen jatkossakin, sillä löydät ne helposti myös oman OneDrivesi kautta:
1. Avaa OneDrive
2. Avaa vasemman reunan valikosta kohta Shared with me / Jaettu kanssani, jonka jälkeen näet kaikki sinulle jaetut kohteet.

onedriveshared


Versionhallinta OneDrivessä

Jos sattuu niin, että haluatkin palata johonkin aiempaan versioon dokumentistasi, voit selata vanhoja versioita seuraavasti:

1. Mene OneDriven listausnäkymään ja valitse se valikko, joka löytyy haluamasi tiedoston rivillä olevasta “pistevalikosta” (=ikoni, joka muodostuu kolmesta pisteestä)
(alla olevassa kuvassa kohta 1)
2. Valitse saamassasi näkymässä taas seuraava “pistevalikko”
(alla olevassa kuvassa kohta 2)
3. Valitse avautuvasta valikostakohta “Version History”
(alla olevassa kuvassa kohta 3)

version01

Tämän jälkeen, sinulle avautuu alla näkyvän kuvan mukainen näkymä, jossa näet kaikki tiedostosi versiot. Modified-sarakkeessa näet muutosajankohdan, jota klikkaamalla saat esiin valikon, jonk kautta pääset tarkastelemaan vanhaa versiota, voit halutessasi palauttaa sen varsinaiseksi versioksi, tai vaikkapa tuhota sen kokonaan.

version02


OneDrive-palvelun rajoitteita

  • OneDrive ei kykene yli 2 Gt kokoisiin tiedostoihin.
  • Palvelussa olevien tiedostojen yhteenlaskettu henkilökohtainen kiintiö eli quota on peräti 1 Tt
  • OneDrive-palvelun käyttö webin kautta on kömpelömpää kuin erillisen OneDrive-työpöytäsovelluksen käyttö; etenkin isompien tiedostojen siirtämisessä webbikäyttöliittymä on työpöytäsovellusta hitaampi.
    (Työpöytäsovelluksen avulla pääset käyttämään OneDrivessä olevia tiedostojasi suoraan koneeltasi, lataamatta niitä erikseen selaimen kautta. Se on valmiina Windows 8.1:ssä ja se tulee myös Office 2013:n ja Office Mobilen kylkiäisenä, mutta ko. synkronointisovellus on asennettavissa Windows-laitteisiin ja myös erillisenä sovelluksena. Macille ei ole vielä tullut omaa sovellusta OneDrive for Businessia varten.)
  • OneDriven synkronointi ei tunnista pistealkuisia tiedostoja (jotkut asetustiedostot)

Ks. myös Microsoftin tätä yksityiskohtaisempi sivu OneDriven rajoitteista, sieltä löydät mm. kielletyt merkit tiedostonimissä.


Mistä löydät yksityiskohtaiset käyttöohjeet

Tarvittaessa, tutustu Microsoftin tarjoamiin OneDrive-ohjeisiin ja Oamkin tietotekniikan opettajien suosittelemiin  MS Office -ohjelmien muualta verkosta löytyviin käyttöohjeisiin

Ohjeita löydät myös, kun kirjaudut ensin Office 365 -sivustolle, valitset sitten OneDrive-linkin ja klikkaat sivun oikean yläreunan kysymysmerkki-ikonia, joka toimii linkkinä ohjeisiin.

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa English version available, henkilöstölle, Oamk, OHJE, Ohjeet & tiedotteet, opiskelijoille and tagged , , , , , . Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia