« Takaisin

Peppi: Yksiköt, suunnittelijan työpöytä

2 Yksiköt

2.1 Yksikkölistaus

2.2 Perustiedot

2.3 Kustannuspaikat/ Kustannuspaikkojen tehtävät

2.4 Ryhmät

2.5 Ryhmien haku

2.6 Ryhmän linkittäminen yksikköön

2.7 Ohjelmat

2.8 Opetussuunnitelmat

2.9 Tutkinnot/ Tutkintonimikkeet

2.10 Toteutukset/ Tarjontakorit/ Projektit/ Muut työt

2.11 Henkilöiden tunnit

2.12 Henkilökunta/ Opiskelijat

2.13 Työsuunnitelman hyväksyminen


2 Yksiköt

Yksikkö näkymä näkyy vain suunnittelija tai admin-oikeuden omaaville.

Yksiköt näkymän kautta pystyt hakemaan yksikkökohtaista tietoa. Tämän näkymän kautta voit listata mm. koko yksikön henkilökunnan, opiskelijat, ryhmät, OPSit, toteutukset jne.

Etsi ensin haluamasi yksikkö, oletuksena sinulle näkyy oma yksikkösi, mutta voit vaihtaa yksikön vasemmassa palkissa ylimpänä olevan “Yksikkölistaus” – toiminnon kautta. Navigoi organisaatiopuusta oikean yksikön kohdalle.

Valitse vasemmasta palkista tiedot, joita haluat listattavan (esim. henkilöt, ryhmät, toteutukset, OPSit jne.)


2.1 Yksikkölistaus

Kun käyttäjä valitsee Yksiköt, näytetään oletusarvoisesti yksikkö johon käyttäjä on liitetty.

Henkilön liitos yksikköön tehdään korkeakoulun määrittelemällä tavalla järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Kaikki henkilöt, suunnittelijan oikeuksin, voivat selata kaikkia yksiköitä.

Kuva 1 Pikahaku ja yksikkövalinta

Pikahaku-valikossa voi kirjoittamalla hakea kaikkien yksiköiden joukosta tarkasteltavaa yksikköä.

Otsikkorivin alla olevassa listauksessa on harmaa otsikkoalue ja nimen (kuvassa “Metropolia 2016) vasemmalla puolella valikon avaava nuoli, nuolesta voi avaamaalla hierarkiaa porautua yksikkörakenteeseen ja valita haluamansa yksikkö.

Otsikkorivin alla voi olla useampia organisaatiorakenteita näkyvissä samanaikaisesti, jos aiempia organisaatiorakenteita ei ole merkitty päättyneiksi.

Otsikkorivillä ovat sarakeotsikot Nimi, tutkinto-ohjelmia, ryhmiä, OPSeja,… . Sarakeotsikoiden alla olevat rivit jäävät tällä hetkellä (versio 1.4 ja aiemmat versiot) tyhjiksi. Yksikkönäkymä on suunniteltu yksikön vastuuhenkilöiden yleiseksi “työpöydäksi”, johon kerätään yksikön johtamiseen tarvittava informaatio. Määrittelytyö ja toteutus on keskeneräinen.

Henkilön liitos yksikköön

Henkilöllä voidaan ajatella olevan kaksi samanaikaista roolia Pepissä: hän on henkilönä organisaatioyksikössä ja hän on käyttäjänä Pepissä.

Henkilöllä on “oletusliitos” yksikköön. Oletusliitos on syntynyt käyttöönoton yhteydessä, korkeakoulun määrittelemällä tavalla. Henkilön liitoksia yksiöihin voi tarkastella pääkäyttäjän valikossa Organisaatiopuu > Henkilökunta > “Henkilö”

Kuva 2 Henkilö organisaatiopuussa

Kuvassa 2 henkilöllä on linkkejä ulospäin toimipisteisiin, esimiehiin, organisaatioyksiköihin ja käyttöoikeuksiin. Organisaatioyksiköiden liitoksia on kaksi kappaletta. Henkilö voi elinkaarensa aikana liittyä useisiin organisaatioyksiköihin, mutta henkilön on liityttävä yhteen ja vain yhteen voimassaolevaan organisaatioyksikköön.

Käyttäjä voi muokata näytettävää yksikköään käyttöliittymässä, mutta käyttäjä ei voi muokata henkilöliitosta organisaatiorakenteeseen. Käyttäjän profiilissä on välilehdellä Asetukset kohta Yksikkö joka määrittelee oletusyksikön käyttöliittymässä.

Asetus vaikuttaa yksikkönäkymässä ja vuosisuunnittelun näkymässä. Jälkimmäisessä, vuosisuunnittelun näkymässä, on poikkeus: jos vuosisuunnittelun näkymässä vaihtaa yksikkölistauksessa yksikköä toiseksi kuin profiilissa määritelty oletusyksikkö, niin järjestelmä muistaa aiemmin valinnan eikä omassa profiilissa tehty enää muuta vuosisuunnittelussa tehtyä valintaa.

Kun käyttäjä avaa Pepin ensimmäisen kerran suunnittelijan työpöydällä profiiliin ei ole tallentunut henkilön yksikköä (henkilön liitos yksikköön ei tallennu profiiliin) eikä vuosisuunnittelussa ole tallentunut aiemmin valittua yksikköä eikä oletusaikaväliä. Käyttäjälle tilanne näyttää siltä kuin Peppi ei toimisi oikein: ensimmäisen kerran suunnittelijan työpöydälle kirjautuessa, valitse profiilista oletusyksikkö ja vuosisuunnittelussa käytettävä aikaväli. (Peppi tarjoaa käyttäjälle oletusarvoisesti käytettäväksi aikaväliksi kaikki järjestelmään tallennetut lukuvuodet).

Käyttöoikeudet ja näkyvyys

Yksikkönäkymä näytetään suunnittelijan työpöydällä, käyttöoikeudella suunnittelija.


2.2 Perustiedot

Organisaatioyksiköt tallennetaan pääkäyttäjä-valikossa. Organisaatioyksikön perustiedot ylläpidetään yksikön perustiedoissa.

(Organisaatio)yksiköllä viitataan korkeakoulun organisaatioon. Pepissä yksikön tavoitteena on koota organisaatioyksiköstä vastaaville henkilölle yleiskuva tapahtumista yksikössä. Yleiskuvan luomiseksi organisaatioyksikköön on liitettävä muita “yksiköitä”  – kustannustunnisteita, ohjelmia, opetussuunnitelmia, henkilöitä.

Yksikön perustiedoissa ovat yksikön nimi, vastuuhenkilö(t), työsuunnitelman allekirjoittaja(t), keskituntihinta ja kuvaus.

Yksikön perustiedot

Kuva 1 Yksikön perustiedot

Yksikön nimi on korkeakoulun organisaatioyksikölle antama nimi.

Yksikön nimen muokkaus muuttaa nimeä myös pääkäyttäjävalikossa, sisäisessä organisaatiossa

Vastuuhenkilö – yhteen yksikköön voi liittyä 0…n vastuuhenkilöä. Vastuuhenkilö on lähinnä  lisäinformaatio. Järjestelmä ei käytä tietoa mihinkään (esimies-alaisuhteet ovat eri asiaa ja ne tallentuvat Pepin henkilöpuussa).

Keskituntihinta – tietoa käytään yksikön kustannuspaikkojen tehtävien laskennassa kohdassa “Yksikkö > Kustannuspaikkojen tehtävät” ja “Vuosisuunnittelu > budjetti-Excel”.

Yksikön keskituntihinnan lisäksi, henkilöille voidaan tallentaa työroolin keskituntihinta.

Yksikön kuvaus –  on lisäinformaatio, jota itse  järjestelmä ei käytä mihinkään. Organisaatio voi itse päättää mitä tietoja tähän tallentaa.

Organisaatioyksiköiden tallennus

Organisaatioyksiköt tallennetaan ja yksiköiden nimiä, alku- ja päättymispäivämääriä ylläpidetään pääkäyttäjä-valikon organisaatioyksiköt puussa. Yksiköillä on alku- ja päättymispäivämäärä. Yksiköt eivät ole käytettävissä (valikoissa) alku- ja päättymispäivämäärän ulkopuolella.

Sisäinen organisaatioKuva 2 Organisaatioyksiköt pääkäyttäjä-valikossa

UKK

(minus) Organisaatioyksiköiden nimet syntyvät organisaatioyksikön yhteisinä päätöksinä. Et saa muuttaa nimeä toiseksi vaikka nimi ei sinua miellytä.

Keskituntihinta ja työroolin keskituntihinta

Jos henkilön työroolilla (voimassaoleva) on keskituntihinta, niin  “kustannuspaikkojen tehtävät” käyttää sarakkeen “euroa” laskennassa henkilön keskituntihintaa. Jos henkilölle ei ole tallennettu työroolin keskituntihintaa, “kustannuspaikan tehtävät” käyttää sarakkeen “euroa” laskennassa sen organisaatioyksikön keskituntihintaa, johon tehtävän henkilö liittyy.


2.3 Kustannuspaikat/ Kustannuspaikkojen tehtävät

Kustannuspaikat

HUOMIO

Liitä yksikköön kustannuspaikkoja – yksikkö-näkymässä “kustannuspaikkojen tehtävät” ja vuosisuunnittelu-näkymän toiminnossa “Bujdetti-Excel” näet tehtävät, tehtävien tunnit ja arvion kustannuksista jotka liittyvät yksikköön.

Yksikköön liittyy kustannustunnisteita: kustannuspaikkoja, toimintoja, sisäisiä tilausnumeroita, projektinumeroita. Yksikön kustannustunnisteille kohdennetaan vuosisuunnittelussa  kustannuksia ja tehtäviä. Yksikön ja kustannustunnisteiden liitos tehdään yksikön kustannuspaikat-näkymässä.

Kuva 1 Yksikön kustannustunnisteet

Kustannustunnisteiden tallennus vaikuttaa kahdessa kohdin Pepin käyttöön: ensinnäkin miten kustannustunnisteita raportoidaan yksikkönäkymässä kohdassa Kustannuspaikkojen tehtävät ja toiseksi miten tietoja luetaan vuosisuunnittelu-näkymän budjetti-Exceliin.

Kustannustunnisteiden hallinta

Kustannustunnisteiden luominen, muokkaus ja poisto sekä kustannustunnisteiden linkittäminen liittyvät muihin korkeakoulun prosesseihin ja toimintatapoihin. Teknisesti yksi kustannustunniste voi olla 0…n yksikössä. Millä periaatteella kustannustunnisteita ylläpidetään ja linkitetään yksiköihin on määriteltävä ennen järjestelmän käyttöönottoa.

Varo

Toimintatapojen määrittelyä ei saa jättää tekemättä, koska käyttötavat vaikuttavat merkittävästi siihen miten tehtävien tuntien ja eurojen kohdentumista näytetään käyttöliittymissä ja raporteissa!

Kuvassa 1 näkyvät toiminnot Lisää… ja Linkitä…. Korkeakoulun prosesseista ja toimintatavoista voi seurata että esimerkiksi toimintoa Lisää.. ei näytetä suunnittelijan työpöydällä.

Kustannuspaikka

Kustannuspaikkoja voi lisätä ja linkittää yksikköön. Kustannuspaikan lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi kustannuspaikka ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa kustannuspaikka tallennetaan. Kustannuspaikan linkittäminen tarkoittaa, että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu kustannuspaikkoja ja tallennettu kustannuspaikka halutaan liittää tähän yksikköön.

Kustannuspaikka voi elinkaarensa aikana liittyä useisiin organisaatioyksiköihin, mutta suosittelen käyttötapaa jossa kustannuspaikan on liityttävä yhteen ja vain yhteen voimassaolevaan organisaatioyksikköön.

Jos kustannuspaikka voi liittyä samanaikaisesti kahteen tai useampaan (voimassaolevaan) organisaatioyksikköön, kustannuspaikan tehtävät (henkilö, tunnit ja eurot) näytetään kahden yksikön raporteissa (kustannuspaikan tehtävät, budjettiexcel ja vuosisuunnittelun budjettitiedot). Jos näin tekee, niin useiden yksiköiden raporttien rivejä ei voi summata eri raporteista yhteen. 

Toiminto

Toimintoja voi lisätä ja linkittää yksikköön. Toiminnon lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi toiminto ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa toiminto tallennetaan. Toiminnon linkittäminen tarkoittaa että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu toimintoja ja tallennettu toiminto halutaan liittää tähän yksikköön.

Toimintojen liitoksissa ei ole samankaltaista vaatimusta kuin kustannuspaikoilla. Voi olla hyvä jättää toiminnot liittämättä yksiköihin, jos kaikki toiminnot liittyvät kaikkiin yksiköihin.

Projektinumero

Projektinumeroita voi lisätä ja linkittää yksikköön. Projektinumeron lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi projektinumero ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa projektinumero tallennetaan. Projektinumeron linkittäminen tarkoittaa että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu projektinumero ja tallennettu projektinumero halutaan liittää tähän yksikköön.

Projektinumerojen liitoksessa yksikköön syntyy samankaltaisia kysymyksiä kuin kustannuspaikoissa.

Kustannuspaikkojen tehtävät

Kuvassa 1 yksikköön on liitetty 7 kustannuspaikkaa, ei toimintonumeroita/sisäisiä tilausnumeroita eikä projektinumeroita. Kustannuspaikkojen tehtävät raportoidaan niiltä kustannuspaikoilta, jotka on liitetty ao. yksikköön valitulla aikavälillä. Valittava aikaväli on määriteltävä muodossa “alkupäivämäärä” – “päättymispäivämäärä”.

  • Valitse ensin aikaväli, jota haluat tarkastella päivämäärinä
  • Keskituntihinta, jota käytetään euromääräisten kustannusten laskentaa on määritelty yksikön perustiedoissa: käytetty keskituntihinta näytetään päivämäärävalinnan jälkeen. Tässä näkymässä keskituntihintaa ei voi muokata
  • Paina “Hae”

Näkymään tulostuu tehtävärivejä

  • tehtävälle annettu nimi,
  • kohdistuu [toteutukselle tai muulle tehtävällä ja muun tehtävän tehtäväkokonaisuudelle],
    • nimen linkistä voi siirtyä toteutukselle tai tehtäväkokonaisuuteen
  • henkilön nimi joka liitetty tehtävään,
  • tehtävän aikaväli (ei sama kuin valittu aikaväli),
  • tehtävän tunnit (joka ei ole sama kuin aikavälille kohdennettava tunnit),
  • laskennan aikaväli (joka on valittu aikaväli),
  • laskennalliset tunnit (joka on valitulle aikavälille kohdennettavat tunnit),
  • tehtävän laskennalliset kustannukset euroina.

Kuva 2 Kustannuspaikkojen tehtävät

Kullekin kustannuspaikalle kohdennetut tunnit tulostetaan omaan tauluuunsa. Tehtävärivit eivät ole järjestyksessä ajan, nimen tai päivien mukaisesti.

(Kevään 2014 versiossa taulukkoista oli pudonnut kustannustunniste pois taulukon otsikosta – korjattavana)

UKK

“Ketä nämä henkilöt ovat – yksiköön on kohdennettu henkilöitä joista en ole ikinä kuullutkaan?”

Tehtäväriveille tulostuvat henkilöt eivät ole vain yksikön henkilöitä (vaikka joukossa em. henkilöitä onkin) vaan yksikköön kohdennettuja tehtäviä. Kohdennus on tehty kustannustunnistein. Jos henkilöllä (jota et tunne) on tehtävä, johon on tallennettu sinun yksikkösi kustannustunniste, niin henkilö tulee yksikkösi kustannuspaikkojen tehtäville.

“Miten tämä on mahdollista – ei minun yksikkööni saa kohdentaa kustannuksia tietämättäni!”

Kerrot käsityksesi siitä miten prosessin on toimittava. Tietojärjestelmä tarjoaa palveluja prosessille ja määrittelyvaiheessa on haluttu järjestelmän toimivan tällä tavoin – kuka tahansa, suunnittelijan oikeuksin, voi käyttää mitä tahansa henkilöä ja mitä tahansa kustannustunnistetta.

“Miten tällaiseen ratkaisuun on voitu päätyä?”

Ratkaisu on tehty arvioimalla mikä toimintatapa aiheuttaa eniten töitä (kustannuksia). Ajattele tilannetta, jossa kustannustunnisteet, henkilöt ja yksiköt ovat lukittuna. Mieti miten järjestelmän on toimittava jos sinä haluat toisesta kunnasta ja toisesta yksiköstä henkilö omaan yksikköösi töihin.

Valitussa mallissa on lähdetty siitä että yksikön kustannuspaikkojen omistajan on nähtävä reaaliaikaisesti mitä tehtäviä (kustannuksia) hänen budjettiinsa kohdennetaan ja töiden jako on helppoa.

“Minusta tehtävien laskennalliset tunnit eivät täsmää?”

Kerro tarkemmin miksi olet sitä mieltä, niin tarkistetaan.

“Miksi täällä on punainen rivi?”

Toteutuksella voi antaa tehtävän henkilölle oikeuden muokata tehtävän tunteja. Tehtävän tuntien muokkauksessa tehtävän henkilö voi kohdentaa suuremman tuntimäärän tehtävälle kuin esimies on tehtävällä määritellyt. Tällaiset rivit on merkitty punaisella.

“Kumpia tunteja laskenta käyttää tässä tapauksessa – tehtävän henkilön tunteja vai esimiehen tunteja?”

Kaikki laskennat käyttävät aina esimiehen määrittelemiä tunteja – myös kustannuspaikkojen tehtävät.

“Miksi taulukkoa ei saa Exceliin?”

Excel-tulostus on vuosisuunnittelu-näkymässä


2.4 Ryhmät

Ryhmä on

  • joukko opiskelijoita,
  • joukko opiskelijoita ja henkilökuntaan kuuuluvia henkilöitä
  • joukko henkilökuntaan kuuluvia

Ryhmätyyppejä voi olla useita, esimerkiksi opiskelijaryhmät, henkilökuntaryhmät ja toteutusten opetusryhmät. Opetusryhmät syntyvät opintojakson toteutuksilla. Opetusryhmiä ylläpidetään toteutuksilla.

Ryhmiä käytetään Pepissä tarvittaessa opetussuunnitelmassa, ajoitussuunnitelmassa, vuosisuunnittelussa, totetutuksilla ja resurssien hallinnassa. Ryhmien tietoja voidaan rikastaa Pepissä.

Ryhmien haku

Ryhmien hakutoiminto on hakemistossa Yksiköt > Ryhmien hallinta

Kuva 1 Ryhmien haku-lomake

Ryhmällä on ryhmää luokittelevia perustietoja: nimi, tunnus (koodi), tyyppi, voimassaoloaika, …

Kuva 2 Ryhmä

Ryhmän hakuehtoja. Hakuehtoja voi yhdistellä ja hakutuloksista voi siirtyä ryhmän perustietoihin. Hakutulostaulukon rivejä voi järjestään sarakeotsikoista. Nimi-sarakkeesta siirrytään ryhmä-ikkunalle. Yksikkö-sarakkeesta yksikköön johon ryhmä on liitetty (valitse vielä hakemistosta “Ryhmät”).

Kuva 3 Ryhmä-haun hakutulokset

Ryhmän nimi

  • Avaa uuden ikkunan: Muokkaa ryhmän tietoja. Muokattavat kentät ohjelma, ryhmän liitos yksiköihin, vastuuhenkilö, tutor, kustannuspaikka.
  • Jos ryhmän tiedot ovat muokattavissa, niin huomaa että ryhmien perustietoja ylläpidetään opiskelija- ja opintohallintojärjestelmässä. Ryhmän nimi, ryhmätyyppi, tunnus, voimassaoloaika, koko, henkilöiden määrä ovat kenttiä, joita ei saa muokata Pepissä.

Yksikön nimi

  • Avaa uuden ikkunan: Yksikkö. Yksikkö-näkymässä näet yksikköön liitetyt ryhmät ja pääset ryhmä-ikkunalle (vrt. edellä oli suora linkki ryhmään – ryhmät hakemistosta pääset kaikkiin yksikön ryhmiin.

Vastuuhenkilö

  • Linkki henkilön profiiliin

Tutor

  • Linkki henkilön profiiliin

Ryhmä-ikkuna

Ryhmän tietoja voi muokata, ryhmälle voi lisätä kustannustunnisteita ja ryhmän opiskelijoita voi ylläpitää.

Muokkaa
Ryhmän perustietojen muokkaus.

Ryhmän koko ja henkilöiden määrä

  • Ryhmän maksimikoko Maksimikoko on aloittavan ryhmän arvioitu opiskelijamäärä (ei ryhmän opiskelijoiden lukumäärä),
  • Henkilöiden määrä – ryhmän opiskelijoiden lukumäärä ovat opiskelijat joiden läsnäolon tila on  “Läsnä, Opiskelujakso päättynyt, Läsnä/normiaika+1, Poissa, Poissa/normiaika+1, Läsnä/yliaika” (LASNAOLO IN (2,25, 26,27,28,29)).
  • Ryhmän koko näytetään mm. työsuunnitelman toteutuksen ryhmätunnusta seuraavien sulkujen sisällä (kuvassa 24 ryhmällä SB11S1)

Kuva 3. Työsuunnitelman ryhmän koko

Koulutusohjelma ja yksikkö

Yksi ryhmä voi kuulua yhteen tai useampaan yksikköön. Yksi ryhmä voi kuulua yhteen ja vain yhteen koulutusohjelmaan.

Vastuuhenkilö ja tuutor

Ryhmän vastuuhenkilö (Oamkissa tutkintovastaava) ja tuutor (Oamkissa opettajatuutor) luetaan opiskelija- ja opintohallintojärjestelmästä.

Kustannuspaikka

Ryhmäluettelossa käyttöliittymä valittaa jos ryhmältä puuttuu kustannuspaikka (ks. viimeiset rivi). Ryhmälle on tallennettava kustannuspaikka ennen kuin ryhmälle tallennetaan toteutuksia (ennen vuosisuunnittelun alkua).

  • toteutukset perivät ryhmän kustannuspaikan
  • jos ryhmältä puuttuu kustannuspaikka, niin toteutuksen tehtäviltä puuttuu kustannuspaikka ja opettajan työaikasuunnitelmista puuttuu tehtävien kustannuspaikkoja

Kuva 4. Kahdelta ryhmältä puuttuu kustannuspaikka.

Kustannuspaikan tallennus

Kun ryhmän valitsee (ryhmän tunnus tai nimi -sarake) avautuu ikkuna jossa mm. ryhmän kustannuspaikan voi tallentaa tai tarvittaessa päivittää (rivi “Kustannuspaikka”).

Kuva 5. Kustannuspaikan lisäys.

Kustannuspaikan päivitys

Ryhmän kustannuspaikan päivitystarve syntyy vain jos syntyy uusia kustannuspaikkoja ja kustannuspaikat vaihtuvat. Kustannuspaikan päivitys tehdään kuten edellä kohdassa ryhmän kustannuspaikan päivitys. Poista ennen uuden kustannuspaikan lisäystä käytöstä poistunut kustannuspaikka. Kustannuspaikan vasemmalla puolella on pieni x, joka poistaa kustannuspaikan.


2.5 Ryhmien haku

Ryhmä on

  • joukko opiskelijoita,
  • joukko opiskelijoita ja henkilökuntaan kuuuluvia henkilöitä
  • joukko henkilökuntaan kuuluvia

Ryhmätyyppejä voi olla useita, esimerkiksi opiskelijaryhmät, henkilökuntaryhmät ja toteutusten opetusryhmät. Opiskelija- ja henkilökuntaryhmiä ei ylläpidetä Pepissä. Opetusryhmät syntyvät opintojakson toteutuksilla. Opetusryhmiä ylläpidetään toteutuksilla.

Opiskelijaryhmät opiskelija- ja opintohallinnon järjestelmässä ylläpidettäviä ja Pepin käyttämiä ryhmiä. Ryhmiä käytetään Pepissä tarvittaessa opetussuunnitelmassa, ajoitussuunnitelmassa, vuosisuunnittelussa, totetutuksilla ja resurssien hallinnassa. Ryhmien tietoja voidaan rikastaa Pepissä.

Ryhmien haku

Ryhmien hakutoiminto on hakemistossa Yksiköt > Ryhmien hallinta

Kuva 1 Ryhmien haku-lomake

Ryhmällä on ryhmää luokittelevia perustietoja: nimi, tunnus (koodi), tyyppi, voimassaoloaika, …

Kuva 2 Ryhmä

Ryhmän hakuehtoja. Hakuehtoja voi yhdistellä ja hakutuloksista voi siirtyä ryhmän perustietoihin. Hakutulostaulukon rivejä voi järjestään sarakeotsikoista. Nimi-sarakkeesta siirrytään ryhmä-ikkunalle. Yksikkö-sarakkeesta yksikköön johon ryhmä on liitetty (valitse vielä hakemistosta “Ryhmät”).

Kuva 3 Ryhmä-haun hakutulokset

Ryhmän nimi

  • Avaa uuden ikkunan: Muokkaa ryhmän tietoja. Muokattavat kentät ohjelma, ryhmän liitos yksiköihin, vastuuhenkilö, tutor, kustannuspaikka.
  • Jos ryhmän tiedot ovat muokattavissa, niin huomaa että ryhmien perustietoja ylläpidetään opiskelija- ja opintohallintojärjestelmässä. Ryhmän nimi, ryhmätyyppi, tunnus, voimassaoloaika, koko, henkilöiden määrä ovat kenttiä, joita ei saa muokata Pepissä.

Yksikön nimi

  • Avaa uuden ikkunan: Yksikkö. Yksikkö-näkymässä näet yksikköön liitetyt ryhmät ja pääset ryhmä-ikkunalle (vrt. edellä oli suora linkki ryhmään – ryhmät hakemistosta pääset kaikkiin yksikön ryhmiin.

Vastuuhenkilö

  • Linkki henkilön profiiliin

Tutor

  • Linkki henkilön profiiliin

2.6 Ryhmän linkittäminen yksikköön

Ryhmät tulee linkittää yksikköön, jotta ne ovat haettavissa yksikköhaun kautta ja jotta ne ovat vuosisuunnittelussa näkyvissä.

Pikaohje:

  1. Mene yksikönäkymään
  2. Hae ensin yksikkö johon ryhmä halutaan linkittää
  3. Valitse yksikön “Ryhmät” ja linkitä uusi ryhmä (ryhmä haetaan vasta tässä vaiheessa)

Tarkempi ohje seuraavassa:

  1. Avaa yksikkönäkymä
  2. Selaa oikean yksikön kohdalle (yksikön johon ryhmä halutaan liittää)
  3. Kyn yksikkö on valittu, valitse vasemmalta “Ryhmät
  4. Klikkaa “linkitä ryhmä”
  5. Hae haluamasi ryhmä (ala kirjoittamaan ryhmän koodia ja valitse oikea ryhmä)
  6. Tallenna – Nyt ryhmä on linkitetty haluamaasi yksikköön

HUOM!

Kun uusia ryhmiä tallennetaan Winhaan ei ryhmille tallennu seuraavia tietoja, joita Peppi suunnittelussa tarvitaan:

  • Yksikkö, johon ryhmä kuuluu
  • Kustannuspaikka, joka periytyy ryhmän toteutuksille ja niiden työtehtäville (opettajien työaikasuunnittelu)
HUOMIO:  Tästä syystä on tärkeää, että kun uusia ryhmiä tallennetaan ja ne liitetään Pepissä yksikköön, niin huolehditaan samalla, että ryhmän kustannuspaikkatiedot ovat tallennettu oikein.

HUOMIO: Ryhmien voimassaoloaika

Jos ryhmä on tuleva tai mennyt se ei ilmesty hakutuloksiin. Ryhmätunnuksen eteen tulee lisätä + merkki, jolloin haku etsii myös tulevia ja päättyneitä ryhmiä


2.7 Ohjelmat

Omaan organisaatioon liitetyt koulutusorganisaation yksiköt (ohjelmat). Ohjelma sisältää perustietoja koulutuksesta. Ohjelman kuvauksia ei käytetä Pepissä, mutta näytetään julkaisuissa, mm. opinto-oppaassa.

Yksikköön liitetyt ohjelmat ovat koulutusorganisaation yksiköitä. (Organisaation)yksikkö voi sisältä 0..n koulutusorganisaatiota. Yksi ohjelma voi liittyä useaan organisaatioyksikköön.

Ohjelmia voi lisätä ja linkittää yksikköön. Ohjelman lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi ohjelma ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa ohjelma  tallennetaan. Ohjelman linkittäminen tarkoittaa että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu koulutusorganisaatioon ohjelma ja tallennettu ohjelma halutaan liittää tähän yksikköön.

Suosittelen toiminnon “Lisää ohjelma” piilottamista käyttöönoton yhteydessä ja lisäämään ohjelmat pääkäyttäjävalikon koulutusorganisaatiossa.

Ohjelman kuvaus

Korkeakoulun koulutusorganisaatio sisältää useita koulutuksia, joita nimitetään tässä ohjelmaksi (koulutusohjelma, tutkinto-ohjelma yms.). Kun koulutusorganisaatioiden tietoja julkaistaan esimerkiksi sisäisille tai ulkoisille asiakkaille, korkeakoulu määrittelee ohjelmille muodon, jolla koulutusorganisaatio kertoo itsestään.

Esimerkki tällaisesta yhteisestä mallista on ECTS-normit, joissa määritellään mitä korkeakoulun on kerrottava itsestään eurooppalaisella korkeakoulualueella.

Ohjelman kuvauksella korkeakoulu voi määritellä ohjelmien kuvauksille yhteisen muodon, hallita muutoksia mallin sisällä ja määritellä mallille elinkaari.

Kuva 1 Yksikköön liitetyt ohjelmat

Ohjelmiin voi liittää yhden tai usaamman tekstikentän. Tekstikentät tallennetaan pääkäyttäjän valikossa, Kuvaukset. Korkeakoulu voi itse päättää tekstikentistä ja niiden nimistä.

Pääkäyttäjä voi muokata ohjelman kuvaus-kenttiä, niiden elinkaarta ja rakennetta ylläpitovalikossa.

Kuva 2 Ohjelman kuvauskentät pääkäyttäjävalikossa

Kuvassa 2 toisessa sarakkeessa on tyyppi kenttä, nimellä degree_programme, ovat ohjelmien kuvaus-kentät. Sarakkeessa Otsikko oleva kentän nimi näytetään ohjelman kenttäotsikkona (ks. kuvaa kolme jäljempänä).

Ohjelmaan liittyvien tekstikenttien sisältöä ylläpidetään yksikön ohjelmissa (kuvassa 1 ohjelman nimeä seuraava muokkaa-linkki). Ohjelmassa oleva Poista linkki poistaa ohjelman yksiköstä – ei ohjelmaa Pepistä.

Kuva 3 Ohjelman kuvaus


2.8 Opetussuunnitelmat

Opetussuunnitelman yksikön tallennus OPS:n kuvauksessa linkittää OPS:n yksikköön.

Yksikköön liitetyt opetussuunnitelmat luetellaan opetussuunnitelmat-näkymässä.

Opetussuunnitelman liitos yksikköön tehdään opetussuunnittelman etusivulla kohdassa Tarkennukset > Yksikkö. Yksi opetussuunnitelma voi liittyä vain yhteen yksikköön.

Kuva 1 Opetussuunnitelman liitos yksikköön (ks. viimeinen rivi)

Opetussuunnitelma-näkymässä ei ole vielä muita toiminnallisuuksia. Näkymässä ei voi linkittää opetussuunnitelmaa yksikköön (ks. edellä). Täältä näkee ainoastaan mitkä opetussuunnitelmat on liitetty yksikköön.


2.9 Tutkinnot/ Tutkintonimikkeet

Tutkinto ja tutkintonimike -tietoja ei käytetä Pepissä.

Yksikköön liittyvissä koulutusorganiaatioissa järjestetään mm. tutkintoon johtavaa koulutusta. Tutkinnot ja tutkintonimikkeet -näkymät keräävät po. yksiköihin liittyvät tiedot yhteen.

Suosittelen toimintojen Lisää tutkinto ja Lisää tutkintonimke piilottamista käyttöönoton yhteydessä. Tutkintojen lisääminen on syytä tehdä pääkäyttäjävalikon Tutkinnot ja tutkintonimikkeet puussa.

Kuva 1 Tutkinnot

Tutkintoja voi lisätä ja linkittää yksikköön. Tutkinnon lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi tutkinto ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa tutkinto tallennetaan. Tutkinnon linkittäminen tarkoittaa että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu tutkintoja ja tallennettu tutkinto halutaan liittää tähän yksikköön.

Kuva 2 Tutkintonimikkeet

Yksi tutkinto ja tutkintonimike voi liittyä 0..n yksikköön. Tutkinnon ja tutkintonimikkeen luettelorivillä näkyvä Poista-toiminto poistaa tutkinnon/tutkintonimikkeen liitoksen yksikköön. Toiminto ei poista tutkintoa/tutkintonimikettä. Tutkintoja ja tutkintonimikkeitä ylläpidetään pääkäyttäjävalikossa.

Tutkintojen ja tutkintonimikkeiden kuvaus

Tutkinto- ja tutkintonimike – näkymissä näkyvät riveillä valinnat Muokkaa.  Jos tutkinnoille tai tutkintonimikkeille haluaa tallentaa omat kuvaukset, niin Muokkaa-toiminnosta ylläpidetään tallennettujen tekstikenttien sisältöä.

Katso lisätietoja kohdasta Yksikkö, Ohjelmat > Ohjelman kuvaus (ja pääkäyttäjävalikko Kuvaukset)


2.10 Toteutukset/ Tarjontakorit/ Projektit/ Muut työt

Toteutuksille, tarjontakoreille, projekteille ja muille töille tallentuu tieto yksiköstä. Tiedot on kerätty yksikkö-näkymään yksikkö-näkymän tehtävän vuoksi – näkymissä ei ole toiminnallisuuksia, joilla toteutuksia tai tarjontakoreja muokata.

  • tarjontakorien oma näkymä kerää kaikki mahdolliset (voimassaolevat) tarjontakorit yhteen listaan.
  • voi helpompi nähdä ja siirtyä “omiin” tarjontakoreihin yksikkö > tarjontakorit -näkymässä (kuin Opetussuunnittelu > Tarjontakori(t) -näkymässä) (ks. tarjontakoreista >>)

Kuva 1 Yksikön tarjontakorit

Kuva 2 Yksikön toteutukset

Muut työt ja projektit

Projektit ja muut työt ovat tehtävät tulostuvat yksikön projektit | muut tehtävät -näkymään. Käyttäjän valitsema aikaväli (vuosisuunnittelussa) vaikuttaa näkymään tulostuviin riveihin. Päättyneet tehtävät (valitun aikavälin ulkopuolelta) saa näkyviin toiminnolla “Näytä päättyneet tehtävät”.

Kuva 3 Muut (työ)tehtävät

  • Sarakkeen “Koodi” tunnus on järjestelmän sisäinen tunnus tehtäväpaketille. (Koodia ei näe tehtäväpaketilla),
  • tehtäväpakettiin voi siirtyä koodi ja nimi -sarkkeista,
  • tehtäväpaketin voi lisätä yksikköön toiminnolla “Lisää muu työ”,
  • olemassaolevan, aiemmin tallennetun tehtäväpaketin voi linkittää yksikköön toiminnolla “Linkitä muu työ”.

2.11 Henkilöiden tunnit

Näkymässä voi tarkastella valitulla aikavälillä henkilölle kohdennettuja tunteja. Näkymässä voi lukea tallennettuja (PDF) työsuunnitelmia ja esimies voi muokata työsuunnitelman tilaa hyväksymisprosessissa.

“Henkilöiden tunnit” sivulle tulostuvat kaikki yksikköön liitetyt henkilöt. Sivun yläreunassa on aikavälivalinta (kalenterivuosi, lukuvuosi, päivät)  

Sivulla ovat sarakkeet henkilö (linkki henkilön työsuunnitelmaan), suunnitellut tunnit aikavälillä, tehtävien tunnit aikavälillä, linkki työsuunnitelman PDF:n (jos tallennettu aikavälillä) ja työsuunnitelman tila.

Henkilön työsuunnitelmassa ovat tehtäviltä lasketut tunnit (toteutusten ja muiden töiden kautta) ja suunnitellut tunnit.

Kuva 1 Työsuunnitelma – suunnitellut tunnit

Sarake: Suunnitellut tunnit, Tehtävien tunnit

Sivun henkilöiden tunnit kaksi saraketta “suunnitellut” ja “tehtävien” viittaavat näihin työsuunnitelman tunteihin.

Jotta taulukon voi esittää sekä aikavälivalinnalla “kalenterivuosi” että “lukuvuosi” ovat molemmat tunnit laskettu kahteen sarakkeeseen – kevätlukukausi ja syyslukukausi.

Sarake: Työsuunnitelma 

Jos henkilölle on tallennettu työsuunnitelma PDF-muodossa valitulle aikavälille sarakkeessa “Työsuunnitelma” on linkki PDF-työsuunnitelmaan.

Sarake: Tila

Sivulla voidaan muokata yhden tai useamman työsuunnitelman tilaa.


2.12 Henkilökunta/ Opiskelijat

Näkymässä voi seurata yksikköön liitettyjä henkilöitä, lähettää henkilöille sähköposteja tai (järjestelmän sisäisiä) viestejä.

Sivulle tulostuvat yksikköön liitty henkilökunta. Sarakkeet ovat <valitse><lähetä viesti> sukunimi, etunimi.

Viestin lähettäminen >>

Henkilöiden ja opiskelijoiden liittäminen yksikköön

Henkilökuntaa ja opiskelijoita ei liitetä yksikkön Pepissä. Henkilökunnan liitos yksikköön tapahtuu HR:ssä. Opiskelijoiden liitos yksikköön tapahtuu ryhmän liitoksessa ohjelmaan.

UKK

“Ketä nämä henkilöt ovat jotka tulostuvat yksikkööni – en ole ikinä kuullutkaan?”

Kaikki henkilöt jotka ovat Pepissä (voimassaolevina) tulevat hakutuloksiin.

Peppi ei “omista” henkilötietoja vaan käyttää Ammeen ja HR:n tietoja (Metropolia)

 

“Miksi en löydä opiskelijoita yksiköstä?”

Onko yksikkösi “koulutusorganisaation yksikkö” vai “koulutusta järjestävä organisaatioyksikkö”. Opiskelijat ovat koulutusorganisaatioyksiköissä eivät korkeakoulun “omassa” organisaatiorakenteessa.

“Yksikkööni kuuluu muita yksiköitä, en löydä aliyksiköiden henkilöitä henkilökunnasta?”

Pepissä yksikkörakennetta ei lueta hierarkisesti (yksikkö ja sen aliyksiköt). Valitusta yksiköstä löytyvät vain ao. yksikköön liitetyt henkilöt eivät sen aliorganisaatioiden yksiköiden henkilöitä


2.13 Työsuunnitelman hyväksyminen

Työsuunnitelmien hyväksyminen (prosessi)

Alla on kuvattu suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.

Ajankohtaista

Vuoden 2016 työsuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi koko henkilökunnalle.

Vuodeksi 2016 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2016 osalta työsuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se syksyllä on mahdollista ja se tarkennetaan keväällä 2016. Vuoden 2016 osalta työsuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.2015. Syyslukukauden 2016 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 2016.

Jos/kun henkilölle tallennetaan uusia tehtäviä (hyväksyttyyn työsuunnitelmaan) keväällä 2016, niin työsuunnitelmasta on tallennettava uusi PDF-dokumentti.

Opettaja tutustuu työsuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työsuunnitelman.

Huomaa

Versiossa 1.3 kaikille tehtäville tallentuu tila “luonnos, ehdotus, hyväksytty”. Tehtävät tallentuvat “luonnos”-tilaan. Luonnos-tilassa olevat tehtävät eivät näy opettajan työpöydällä. Luonnos-tilassa olevat tehtävät vaihtavat tilaa PDF-työsuunnitelman tallennuksessa. Ammattikorkeakoulun työsuunnittelun ohjeistuksessa sanotaan “henkilölle tallennetaan uusi työsuunnitelma kun työsuunnitelmaan tulee muutoksia”. Versiost 1.3 alkaen uuden tehtävän lisäys henkilölle tulkitaan työsuunnitelman muutokseksi. Tallenna henkilölle uusi PDF-työsuunnitelma kun haluat näyttää henkilölle kaikki suunnittelijan työpöydällä näkyvät tehtävät.

Tehtävien tila on tullut Peppiin koska pääliköt ovat ilmoittaneet että henkilölle lisättävät tehtävät ovat hyväksytettävä henkilön esimiehellä. Tehtävien tilan lisäys on ensimmäinen vaihe, jolla haluttuun lopputulokseen päästään, Peppiin tarvitaan vielä jatkokehitystä, jotta ominaisuus voidaan ottaa käyttöön.

Ohje esimiehille – prosessin vaiheet

  1. Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle,
  2. esimies lähettää työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työsuunnitelma ‘Ehdotettu työaikasuunnitelma’ tilassa,
  3. henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työsuunnitelma),
  4. henkilö ottaa kantaa työsuunnitelman sisältöön (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / työsuunnitelma) työsuunnitelma ‘Opettaja hyväksyi ehdotuksen’ tilassa,
  5. johtaja tarkastaa työsuunnitelmat, jotka ovat ‘Valmis hyväksyttäväksi‘ tilassa,
  6. johtaja hyväksyy / hylkää työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit työsuunnitelma ‘Hyväksytty’ tilassa,

Poikkeukset

Henkilö voi pyytää muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään (toiminto – opettaja hyväksyy/pyytää muutoksia ehdotetun työsuunnitelman) omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia, lähettää työsuunnitelman uudelleen tarkistettavaksi – tai jättää muutospyynnöt huomiotta ja siirtää työsuunnitelman ‘Valmis hyväksyttäväksi’ tilaan.

Johtaja voi hyväksyä ehdotuksen tai hylätä ehdotuksen – jolloin esimiehen on tehtävä uusi työsuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työsuunnitelman ‘Valmis hyväksyttäväksi’ tilaan johtajan tarkastusta varten.

Esimiehen näkymä – työsuunnitelman tarkistus ja hyväksyminen

Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä. (Käytä yksikkö-näkymän “Henkilöiden tunnit” -näkymää tarvittaessa apuna työsuunnitelmien ja henkilöiden hallintaan.)

  1. Mene suunnittelijan työpöydälle,
  2. Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
  3. Valitse oikea aikaväli – esimerkiksi “Kalenterivuosi 2016 ” (työsuunnitelma tallentuu valitulle aikavälille),
  4. Mene ‘Hyväksyminen’ välilehdelle,
    1. Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista (PDF) työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä ‘työsuunnitelma’ vihreän “Tallenna PDF…”-napin vierestä,
  5. Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina vihreää ‘Tallenna PDF…’,
  6. Lisää “Allekirjoittajat” tarvittaessa,
    1. Yksikkö-näkymän perustietoihin tallennetut allekirjoittaja(t) tuleva automaattisesti työsuunnitelman allekirjoittajiin.
  7. Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi – työsuunnitelman tila ja työsuunnitelman tehtävien tila muuttuu “luonnos”-tilasta “ehdotus”-tilaan, a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaan
  8. Esimies merkitsee työsuunnitelma “Valmis hyväksyttäväksi” tilaan,
  9. Johtaja/esimies hyväksyy työsuunnitelman.

Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) – työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle

“Työaikasuunnitelma”-linkistä (pudotusvalikon oikealla puolella oleva painike) avautuu PDF-työsuunnitelma. PDF-työsuunnitelma on kyseisen hetken tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne (käsittelypäivämäärä-sarake). Nämä tiedostot tallentuvat ensimmäisen rivin “Arkistoitu PDF” sarakkeen alle.

“Tallenna PDF…”-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Sarakkeeseen “käsittelypäivämäärä” jää tieto tallennusajasta Muutokset tehtävissä eivät tämän jälkeen muuta tallennettua PDF-tulosteen sisältöä! (Työsuunnitelmasta voi olla useita samanaikaisia versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).

Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.

Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti työsuunnitelman henkilön nimi ja kaikkien niiden henkilöiden nimet, jotka ovat merkitty ao. henkilön yksikössä allekirjoittajiksi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita. Allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa PDF-tulosteessa. Työsuunnitelmien sovellusohjeen mukaan työsuunnitelmaa ei tarvitse – ellei niin haluta – tulostaa ja allekirjoittaa. (Allekirjoittaja ei tarkoita fyysistä allekirjoitusta vaan viittaa enemminkin henkilöihin jotka ovat osallistuneet prosessiin).

Kuva 3. Työsuunnitelma – työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.

Kuvan linkissä “Työaikasuunnitelma” on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken 25.10.2015 16.59 tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavat rivin sarakkeet  kuka PDF:n on tallentanut ja työsuunnitelman tila. Sarake linkistä “Siirra johtajalle päätettäväksi” – esimies voi siirtää työsuunnitelman valmis päätettäväksi tilaan vaikka henkilö itse ei ole tehnyt mitään ehdotukselle.

Ylimmällä rivillä  “Työaikasuunnitelma” on linkki realiaikaiseen PDF-tulosteeseen, kuluvan hetken tilanne työsuunnitelmasta. Kohta “Poista työaikasuunnitelma” ei ole normaalisti näkyvissä. Tallennettuja työsuunnitelmia ei voi poistaa.

Kuva 4. Työsuunnitelma – henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)

Kuvassa 4 henkilö on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (31.08.2015) ja aika (09:33), ehdotuksen hyväksyjä (Tuomo) ja työsuunnitelman tila (…  hyväksynyt ehdotuksen).

Kuva 5. Työsuunnitelma – työsuunnitelmaa on hyväksytty

Kuvassa 5. johtaja on merkinnyt työsuunnitelman päätetyksi.

Tiedottaminen

Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esimerkiksi sähköpostilla) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi.

Viestin voi halutessaan lähettää Pepin henkilönhaun kautta, jolloin saa automaattisesti lähetyksen kaikille yksikön henkilöille eikä sähköpostissa tarvitse (tätä tehtävää varten) ylläpitää henkilölistoja

Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työsuunnitelmat ovat valmiit johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työsuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten.

Työaikasuunnitelman poistaminen

Tallennettuja työsuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla.

Työsuunnitelman voi poistaa järjestelmästä päällikkö seuraavissa tilanteissa:

  • työsuunnitelma on “ehdotus” tai “valmis hyväksyttäväksi” tai “hylätty” tilassa,
  • työsuunnitelman sisällössä on puutteita tai virheitä, jonka vuoksi työsuunnitelma joudutaan tekemään uudelleeen (tekemään tarvittavat korjaukset tehtäviin ja generoimaan uusi työsuunnitelma hyväksyntäkierrokselle)

Työsuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työsuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työsuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha että uusi työsuunnitelma.

Ohjeet työsuunnitelman muutosprosessille löydät  täältä. 

Usein kysyttyä

K: henkilölle on tallennettu työsuunnitelma. Työsuunnitelma löytyy työsuunnitelma-haussa. Yhdellä tai useammalla henkilöllä “Yksikkö” > “Henkilöiden tunnit” kohdassa en näy henkilön kohdalla tallennettu PDF-dokumenttia kun haen syksyn 2013 työsuunnitelmaa?

V: Edellä “Esimiehen näkymä” otsikon alla kohdassa 3  mainitaan “Valitse oikea aikaväli”. Jos työsuunnitelman PDF-dokumentti on tallennettu esimerkiksi aikavälille “Syksy 2013 – Syksy 2015”, niin “Yksikkö” > “Henkilöiden tunnit” kohdassa ei löydy haulla “Syksy 2013” työsuunnitelmaa.

Työsuunnitelma – tehtäväkokonaisuus-välilehti ja tehtävät-välilehti

Työsuunnitelmassa on useita välilehtiä suunnittelijan – ja opettajan työpöydällä. Etusivulla on tehtäväsuunnitelma. Tehtäväsuunnitelmaan tallennetaan henkilön kauden suunniteltu henkilöresurssin käyttö. Esimerkiksi Metropoliassa suunitellaan henkilöresurssin käyttöä kahdelle lukukaudelle  tehtävätyyppeihin  “Opetus, Hallinto, Osaamisen kehittäminen, Liiketoiminta, KIT, Esimiestyö”.

Tehtäväsuunnitelmasta syntyy tieto siitä mikä on henkilön suunniteltu vuosityöaika.

Tehtävät-välilehdelle tallentuvat henkilöön liitetyt tehtävät. Järjestelmän käyttötavasta seuraa, että tehtävät-välilehden sisältö voi muuttua koska tahansa ja sen sisältö ei ole henkilön esimiehen hallinnoitavissa. Henkilön esimies omistaa tehtäväsuunnitelman. Sen sisältöä ylläpitää henkilöesimies. Kun henkilölle tallennetaan tehtäviä ja tehtäviä voi tallentaa kuka tahansa suunnittelijan oikeuksin, on ymmärrettävä työsuunnitelman ja tehtävälistauksen sisällöllinen ero. Työsuunnitelma on henkilölle tallennettu PDF-suunnitelma. Sen sisältö ei muutu tallennuksen jälkeen. PDF-suunnitelmassa olevat tehtävät ovat työsuunnitelman hyväksymisvaiheen tilanteen tehtävät.

Henkilöstö- ja palkkahallinnossa on annettu ohjeeksi että jos henkilön tehtävien sisältö, tehtävien tuntimäärä ja/tai kustannustunnisteet muuttuvat merkittävästi, on työsuunnitelmasta tallennettava uusia versio (PDF).

Metropolian toimintatavoista seuraa että tehtävä-listaus ja PDF-suunnitelma eivät vastaa toisiaan kuin kaksi kertaa vuodessa. Ensimmäisen kerran työsuunnitelmaa tallennettaessa 30.11.2014 ja toisen kerran 31.5.2015 syksyn tehtäviä täsmennettäessä. Näiden päivien jälkeen 1.12. ja 1.6. luetaan Pepistä tehtävien kustannustunnisteet ja prosenttijako tunnisteille. Tieto tallennetaan palkkaohjelmaan palkkakustannusten kohdentamiseksi.

(Palkkakustannusten kohdennusten parantamiseksi keväällä 2015 ja syksyllä 2015 automatisoidaan palkkakustannusten kohdennus ja täsmäytys tapahtuvaksi kuukausittain. Tavoitteena on parantaa palkkakustannusten kohdentumista merkittävästi syksystä 2015 alkaen).

Ohje opettajalle – henkilön (opettajan) näkymät:

Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työsuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:

  1. Mene Pepin opettajan työpöytään
  2. Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
  3. Mene ‘Työaikasuunnitelma’ välilehdelle
  4. Näet lähetetyt työsuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
  5. Paina ‘Työaikasuunnitelma’ linkkiä nähdäksesti työsuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
  6. Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
    1. Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työsuunnitelmaa ei voi hyväksyä
    2. Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työsuunnitelma siirtyy ‘Valmis hyväksyttäväksi’ tilaan.
  7. Kun työsuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työsuunnitelma ‘Valmis hyväksyttäväksi’ tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työsuunnitelmasta.

Kuva 6 (oma profiili / työsuunnitelma / ehdotetut ja hyväksytyt työsuunnitelmat)

Kuva 7 (kohta jossa voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen)

Kuva 8 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)

Johtajan näkymä

Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa sekä henkilötasolla että organisaatioyksikkö kohtaisesti henkilöiden työsuunnitelmat. Henkilötasolla työsuunnitelmia voi selata kohdasta Henkilö > Työaikasuunnitelma > Hae henkilö välilehdeltä “Hyväksyminen”.

Organisaatioyksikkötasolla tarkistus tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:

  1. Päällikkö lähettää viestin “Työsuunnitelmat ovat valmiit hyväksyttäväksi yksikössä XYZ”,
  2. mene Suunnittelijan työpöydässä ‘Yksiköt’ palveluun,
  3. paina ‘Yksikkölistaus’ linkkiä,
  4. valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työsuunnitelmia haluat tarkastella,
  5. kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta ‘Henkilöiden tunnit’,
  6. yksikön henkilöt listautuvat taulukkoon,
  7. valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työsuunnitelmat tulisi olla tehtynä  – esimerkiksi  syksy 2013 – syksy 2013,
  8. näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työsuunnitelmat.
  9. voit tarkastella tallennettua  työsuunnitemaa painamalla <pdf> linkkiä ja henkilön reaaliaikaista työsuunnitelmaa painamalle henkilön nimi-linkkiä  (joilloin siirrytään työsuunnitelma-näkymään),
  10. hyväksy / hylkää valitut (rasti ruutuun) työsuunnitelmat;
  11. vaihda yksikköä ja tee kohdat 2-8 jokaisen omien organisaatioyksiköittesi osalta.

Yksiköt-palvelussa avautuu automaattisesti henkilön “oma” yksikkö.

Kuva 9. Yksikkö-näkymä on valittuna

Yksikkö-näkymässä näytetään oletusarvoisesti käyttäjän oma yksikkö. Yksikkö-näkymän listaukseen tulevat vain ne henkilöt, jotka liittyvät ao. yksikköön – eivät yksikön aliyksiköiden henkilöt. Yksikköä voi vaihtaa hakemiston kohdassa “Yksikkölistaus”.

Kuva 10. Yksikkölistauksesta voi siirtyä muihin yksiköihin

Yksikkölistauksessa koulutusyksiköt ovat vararehtorin alla klustereissa. Klusterina alta löytyvät koulutusyksiköt (Metropolian koulutusyksiköt eivät ole “koulutusohjelma” vaikka yksiköille on annettu koulutusohjelman nimi).

Yksikkörakenne voi olla hyvin erilainen eri organisaatioyksiköissä. Yksiköiden rakenne ja henkilöiden asema yksiköissä on luettu HR:stä. Esimerkki rakenteellisesta erosta näkyy esimerkiksi vertailemalla “Hyvinvointi ja toimintakyky” klusterin “Apuvälinetekniikka” yksikkö ja “Tieto- ja viestintäteknologia” “Tietotekniikka” yksikköä. Henkilöiden tuntien selaamiseksi Tietotekniikan koulutusohjelma ei näe henkilöiden tunteja “Tietotekniikka” yksikössä. Vain osa henkilöistä on sijoitettu “Tietotekniikka” yksikköön. Kaikkien työsuunnitelmien tarkastelemiseksi on katsottava useaa yksikköä “Tietotekniikka” yksikön alta. Apuvälinetekniikassa tilanne on toinen – yksikön henkilöt ovat suoraan yksikössä “Apuvälinetekniikka”.

Kuva 11. Edellisestä listauksesta on valittu yksikkö – “Apuvälinetekniikka”

Kuva 12. Hakemistossa “Henkilöiden tunnit” ovat yksikköön liitetyt henkilöt

Hakemiston kohdan “Henkilöiden tunnit” valinta hakee yksikköön liitetyt henkilöt. Valitse ensin aikaväli – esimerkiksi lukukausi “1.8.2013-31.12.2013”. Henkilöt, henkilöiden tunnit, suunnitelman tila tulostuvat taulukkoon. Henkilöiden tunneista tulostuu kaksi saraketta: karkean tason suunnitelma, suunnittellut tunnit (työsuunnitelma etusivu) ja tehtäviltä kertyvät tunnit (toteutuksilla ja muissa tehtävissä tallennetut tehtävät henkilölle), tehtävien tunnit.

Huomaa kuvassa 12 – yhdellä henkilöllä voi olla useita työsuunnitelmia samalla 1.8.2013-31.12.2013 jaksolla ja eri jaksoilla. Kuvassa työsuunnitelmat ovat kaikki samalla jaksolla. PDF-linkkiin tulostuu työsuunnitelman alku- ja päättymispäivämäärät.

Yksikön nimen alapuolella ovat napit “Hyväksy” ja “Hylkää” joilla voi muokata valittujen (viimeisen sarakkeen valintaruutu) henkilöiden työsuunnitelman tilaa (PDF-tulostetta)

Työsuunnitelmien raportointi, palkka- ja taloushallinto

Koulutuksen suunnittelun tiedoista siirtyvät tiedot tehtävien kustannusten jakautumisesta kustannuspaikoille palkka- ja taloushallinnon käyttöön. Taloushallinto ei käsittele eikä siirrä tietoja vaan käyttää työsuunnitelmien tarkistusraportteja tietojen tallennusten laadun tarkkailuun. Palkkahallinto käyttää Pepistä tehtävää raportointi siirtäen palkkahallinnon sovellukseen lukukausitasolla henkilön töiden jakautumisen prosenttiosuuksina kustannuspaikoille. Ts. jos palkkojen kustannuspaikojen kohdentumisessa on virhe, virheen lähde on Pepissä tallennettujen tehtävien kustannuspaikkajako.

Henkilökunnan tehtävien kustannuspaikkajako on luettava aina ja vain Pepistä.

Tehtävien kustannuspaikkajako luetaan aina reaaliaikaisesti Pepistä – ei Peppiin tallennetuista PDF-dokumenteista.

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa henkilöstölle, Oamk , OHJE, Ohjeet & tiedotteet, Peppi and tagged , . Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia