« Takaisin

Peppi: Resurssiensuunnittelu- ja varausväline (Ressu)

1 Resurssiensuunnittelu- ja varausväline (Ressu)
1.1 Pääsivu
1.1.1 Suunnittele ja tee opetuksen varauksia
1.1.2 Tee muu varaus
1.1.3 Raporttinäkymä
1.1.4 Varausten listaus ja massahallinta
1.1.5 Oma kalenteri
1.1.6 Määritä tapaamisajat
1.1.7 Outlook-synkronointi
1.1.8 Määrittele resurssijoukot ja suosikit
1.1.9 Tilojen ja välineiden hallinta
1.1.9.1 Avaa oma työpöytä

1.2 Suunnittele ja tee opetuksen varauksia
1.2.1 Varauslomake
1.2.2 Varauksen kopiointi
1.2.3 Varauksen peruminen

1.3 Tee muu varaus
1.3.1 Etsi vapaa tila
1.3.1 Etsi sopiva tila

1.4 Raporttinäkymä
1.5 Varausten listaus ja massamuutokset
1.6 Oma kalenteri
1.7 Määrittele resurssijoukot ja suosikit
1.8 Vapaa ajan haku

1.9 Käyttöesimerkkejä
1.9.1 Omien julkaisemattomien varausten valmislista
1.9.2 Varauksen poistaminen
1.9.3 Varausten massajulkaisu
1.9.4 Ryhmään ja toteutukseen liitetyn varauksen tekeminen omassa kalenterissa
1.9.5 Lukkarikoneessa näkyvän varauksen muokkaaminen (esimerkkinä varausotsikon kielen korjaaminen)

Ohjevideoita tilavarauksista ja lukujärjestysvarauksista (tunnistautuminen haka-tunnuksilla):

1 Resurssiensuunnittelu- ja varausväline (Ressu)

Resurssiensuunnittelu- ja varausvälineeseen tallennetaan Oamkin lukujärjestykset ja opetustilojen tilavaraukset. Sen kautta luodaan kaikkien resurssien (opettajat, opetustilat, välineet ja opiskelijaryhmät) kalenterit.
Resurssiensuunnitteluvälinettä käyttää pääasiallisesti lukujärjestysten laatijat ja muu henkilökunta, jotka tekevät opetustilojen varauksia.
Opiskelijoiden käyttöön on tarkoitettu ‘Lukkarikone’, josta opiskelija näkee kaikki resurssiensuunnitteluvälineessä tehdyt julkaistut varaukset. Lukkarikoneessa opiskelija näkee oman työjärjestyksensä sen mukaisesti mitä valintoja hän tekee. Opiskelija voi ‘lukkarikoneessa’ suunnitella myös tulevien opintojen ja valintojensa vaikutuksia omassa lukujärjestyksessään.
Resurssiensuunnittelu- ja varaus välineeseen pääset suunnittelijan/opettajan työpöydältä ylälaidan navigointipalkin Resurssien suunnittelu –ikonista.

1.1 Pääsivu

Resurssiensuunnittelutyökalun päänäkymä.

Näkyvissä olevien toimintojen määrä riippuu käyttöoikeuksista.

1.1.1 Suunnittele ja tee opetuksen varauksia

Tässä palvelussa luodaan varauksia eri resursseille ja tämä on lukujärjestysten suunnittelijan työkalu. Suunnittelutavasta riippuen tämä palvelu voi olla ainoa mitä tarvitset (jos teet lukujärjestyksiä pienelle joukolle). Jos teet varauksia suurelle joukolle, kannattaa ensin tehdä karkea suunnittelu raporttinäkymässä.

1.1.2 Tee muu varaus

Tässä näkymässä tehdään varauksia jotka eivät kohdistu opintojaksoihin/ryhmiin. Yleensä näihin varauksiin liittyy vain tila ja henkilöitä.

1.1.3 Raporttinäkymä

Tämä näkymä toimii karkean lukujärjestyssuunnittelun näkymänä. Tässä näkymässä voit suunnitella toteutuksille karkean tason jaksotuksia eli jakaa toteutuksen ajoitukset esimerkiksi luentoihin ja harjoituksiin/labroihin ja asettaa näille kestot, määrät ja tilatoiveet. Tätä karkeaa suunnittelua hyödynnetään suoraan ”Suunnittele ja tee opetuksen varauksia” -palvelussa.

1.1.4 Varausten listaus ja massahallinta

Tässä palvelussa voidaan muokata tai julkaista varauksia massana.

1.1.5 Oma kalenteri

Oma kalenteri aukeaa oletuksena kalenterin viikkonäkymään.

Kalenterinäkymää voi suodattaa Tee varaus -kohdan alta tilojen, henkilöiden, toteutusten ja ryhmien mukaisesti. Oletuksena henkilö-kentässä on käyttäjän nimi.

Voit siirtyä määrättyyn päivään Siirry päivään -painikkeesta kalenterin yläpuolelta oikealta.

Yläoikealla on kuukausi- ja päivä -painikkeet, joista kalenterinäkymä muuttuu vastaavasti.

Kalenterin asetuksissa voit määrittää, mitä haluat kalenterissa näkyvän.

Luo varaus

  1. Määritä varaukseen liittyvät tiedot Tee varaus-kentässä.
  2. Siirry kalenterissa haluamaasi kohtaan.
  3. Maalaa haluamasi ajankohta kalenterissa.
  4. Täytä varauksen tiedot ja tallenna. Huom! Jos on kyseessä tilavaraus, kustannuspaikka on pakollinen tieto. Voit käyttää valintaa “999999999 Ei kustannuspaikkaa”.

1.1.6 Määritä tapaamisajat

Tässä palvelussa voit määrittää tapaamisaikoja esim. opiskelijoille. Eli voit määrittää X ajankohtaa jotka sopivat sinulle ja opiskelija voi varata niistä sopivimman. Tyypillisesti tätä käytetään tutoroinnissa.

1.1.7 Outlook-synkronointi

Tässä palvelussa voit valita, synkronoidaanko varaukset myös omaan Outlook-kalenteriisi. Jos haluat siirtää varaukset Outlook-kalenteriin, ruksi kaksi ensimmäistä kohtaa, jotka koskevat henkilökunnan varauksia (ks. kuva).

synkronointi-asetukset

 1.1.8 Määrittele resurssijoukot ja suosikit

Tässä palvelussa voit laatia omia toteutus/henkilö/ryhmä/tila/välinelistoja. Nämä listat tulevat näkyviin muissa suunnittelijan palveluissa eli listat toimivat henkilökohtaisina ”pikalinkkeinä”. Tyypillisesti käytetään esim. ”Suunnittele ja tee opetuksen varauksia” -palvelussa listaamaan vain tietyn kiinteistön tilat käyttäjälle tai vastaavasti tietty toteutusjoukko. Eli rajataan pitkiä listoja lyhyemmiksi joka helpottaa käyttäjää.

1.1.9 Tilojen ja välineiden hallinta

Tämä on pääkäyttäjille ja tilavastaaville tarkoitettu työväline. Tässä välineessä voidaan hallita tiloja, välineitä ja lukituksia.

1.1.9.1 Avaa oma työpöytä

Tässä suunnittelijan näkymässä voi koota suosikkikalentereita yhdeksi työpöydäksi ja työpöydän voi tallentaa.

1.2 Suunnittele ja tee opetuksen varauksia

Pepissä työjärjestyssuunnittelu tehdään opintojaksototeutuksien (kurssien) avulla. Vuosisuunnittelun puolella opintojaksototeutuksiin on liitetty eri resursseja ja tätä aiempaa suunnittelua hyödynnetään suoraan myös lukujärjestyssuunnittelussa. Resurssisuunnittelu (lukujärjestyssuunnittelu) etenee siis näin

  • Aluksi etsitään ja valitaan opintojaksototeutus (sen mukana toteutukseen liitetyt resurssit kuten opettaja ja ryhmä)
  • etsitään tila
  • valitaan kalenterista sopiva aika varaukselle
  • Tarkistetaan/täydennetään varauksen muut tiedot
  • Tallennetaan varaus
  • Julkaistaan varaus, jonka jälkeen varaus vasta näkyy opiskelijoille

Perusnäkymä alla

Perusnäkymä koostuu muutamasta kokonaisuudesta jotka on numeroituna kuvassa.
1 Välilehdet
a) Näiden välilehtien avulla voit määrittää kenen näkökulmasta haluat suunnitella lukujärjestyksiä – tarkemmin ottaen kenen näkökulmasta haluat hakea toteutuksia. Toimintaperiaate on kaikilla välilehdilla muuten sama, mutta eroa syntyy kohdassa 2. eli toteutuksien valitseminen riippuu välilehdestä.
b) “Omat toteutukset” -välilehden kautta löytyy automaattisesti omat käynnissä oleva ja tulevat toteutukset. Sen lisäksi välilehdeltä löytyy kaikki omat suosikkilistasi toteutuksista. Suosikkilistoja voi tehdä päänäkymän “määrittele resurssijoukot ja suosikit” toiminnon kautta.
c) “Ryhmän toteutukset” -välilehden kautta kohdan 2 kentät hieman muuttuvat ja kohdan 2 ylimpään kenttään voi syöttää ryhmän tunnuksen, jonka jälkeen alempaan pudotusvalikkoon täydentyy kyseisen ryhmän meneillään olevat ja tulevat toteutukset valittavaksi.
d) “Opettajan toteutukset” -välilehden kautta kohdan 2 kentät hieman muuttuvat ja kohdan 2 ylimpään kenttään voi syöttää opettajan nimen jonka jälkeen alempaan pudotusvalikkoon täydentyy kyseisen opettajan meneillään olevat ja tulevat toteutukset valittavaksi.
e) “OPSien toteutukset -välilehden kautta voit suunnitella ops-lähtöisesti.

2 Toteutuksen valinta
a) Tässä kohdassa valitaan toteutus jonka perusteella täydennetään kohdan 3 kenttiä
b) Toteutuksen valinta riippuu hieman kohdan 2 välilehdestä mutta valinta tapahtuu kaikilla välilehdillä samalla idealla: ylimpään kenttään valitaan haluttu lista joka voi olla esim. oma tallennettu lista, tietyn ryhmän toteutukset tai tietyn opettajan toteutukset.
c) Alempaan pudotusvalikkoon täydentyy nyt äsken valitsemasi listan toteutukset, valitse toteutus jolle haluat tehdä varauksen (kalenterimerkinnän).

3 Resurssit joille teen varausta
a) Edellisessä kohdassa valitun toteutuksen resurssit päivittyvät tämän kohdan kenttiin. Resursseja ovat mm. toteutus, ryhmät, opettajat (henkilöt).
b) Toteutuksen tietojen lisäksi voit valita myös tilan ja/tai välineen
c) Myös kalenterinäkymä päivittyy näiden resurssien osalta eli näet suoraan kaikkien tässä kohdassa olevien resurssien kalenterin “päällekkäin” kalenterissa. Kun näet kalenterissa tyhjän kohdan, tiedät että kaikilla valituilla resursseilla on tyhjää kalenterissa ja siihen kohtaan voi tehdä varauksen.
d) Tarvittaessa voit valita tilan vasta varauslomakkeella
e) Katso kohdasta “Resurssit joille teen varausta- aputoiminnot”, mitä pienet nuolet ja suurennuslasi tarkoittavat kenttien vieressä
f) HUOM! resurssin vieressä olevasta rastista saat poistettua ylimääräiset resurssit – esimerkiksi kun olet tekemässä varausta toteutukselle jolla on monta opettajaa, mutta haluat varauksen koskevan vain yhtä näistä opettajista.

4 Näkymän asetukset
a) Ylimpänä näkyy valitun toteutuksen nimi (mikäli toteutusta ei ole valittuna, tässä kohtaa lukee Valitse toteutus). Kun klikkaat toteutuksen nimen edessä olevaa nuolta, saat esille lisätietoa toteutuksesta, lisätiedot menevät takaisin piiloon kun klikkaat nuolta uudestaan.
b) Näkymän asetuksessa on myös omia välilehtiä, joista voi valita kalenterinäkymän (yleisin), ajoitusnäkymän tai listanäkymän. Ajoitus- ja listanäkymät voivat olla hyödyllisiä joissain tilanteissa mutta yleisimmin käytetään kalenterinäkymää.
c) Voit selailla viikkoja eteen- tai taaksepäin nuolista
d) Kalenterisn asetukset -napin takaa voit säätää kalenterinäkymän kokoa
e) Voit myös suoraan siirtyä tiettyyn päivämäärään “Siirry päivään” -napin kautta
f) Voit katsella kalenteria päivä-, viikko- tai kuukausinäkymänä

5 Aktiivinen ajanjakso
a) Tämän toiminnon avulla voit asettaa kalenterille oletuspäivän, jolloin kalenteri aukeaa tässä näkymässä aina kyseiselle viikolle vaikka vaihtelet toteutusta. Tämä toiminto on hyödyllinen etenkin jos suunnitellaan lukujärjestyksiä tulevaisuuteen alkaen päivämäärästä X – esimerkiksi kolmen kuukauden päästä alkavalle periodille.

6 Kalenteri
a) Tässä kohdassa valitaan tietty päivä ja kellonaika jolloin varaus halutaan toteutuvan. Valinta tapahtuu klikkaamalla oikeasta kohdasta kalenteria. Tämän jälkeen avautuu varauslomake, jossa voit vielä tarkastaa ja muutella varauksen tietoja ennen varauksen tallentamista.

Resurssit joille teen varausta- aputoiminnot
resurssit joille teen varausta

1. Nuoli kentän oikeassa laidassa
2. Esimerkkikuvassa auki yksi suosikkilistan tiedoista
a. Tämän nuolen avulla voit valita kyseisen resurssin suosikkilistastasi joka aukeaa, kun klikkaat kyseisen resurssin tyhjää kenttää
3. Nuoli resurssin otsikon vieressä
a. Voit valita suosikkilistastasi joka täydentyy kokonaisuudessaan resurssikenttään. Jos olet esimerkiksi tehnyt henkilölistan omasta tiimistäsi, voit valita kaikki tiimisi jäsenet kerralla varaukseen mukaan esimerkiksi tiimipalaveria varten
4. Suurennuslasi
a. Tällä napilla aukeaa pop-up ikkuna jossa voit tehdä lisähakuja kyseiselle resurssille (tilalle)

1.2.1 Varauslomake

Varauslomakkeen täydennettävät tiedot vaihtelevat hieman riippuen oletko tekemässä varausta “Tee muu varaus” vai “Suunnittele ja tee opetuksen varauksia” -toiminnon kautta. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa lomakkeeseen on lisätty opetukseen (toteutukset,ryhmät) ja varausten julkaisuun liittyvät kentät. Alla kuvattuna tämä laajempi lomake.

varauslomake

    • Status – määrittää onko varaus

luonnos (näkyy vain suunnittelijoille)
ehdotus (näkyy vain suunnittelijoille ja opettajille)
julkaistu (näkyy myös opiskelijoille ja lukkareissa)

  • Aihe – määrittää varaukselle otsikon
  • Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
  • Toistuvuus – voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
  • Tila ja välineet – luokkatila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi tai käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” –toimintoa

Ulkopuolinen tila, mikäli esim. oppitunti pidetään jossain muualla kuin koulun tiloissa – tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla “Ulkopuolinen tila”

  • Toteutus – valittu toteutus tätä ei kannata tässä vaiheessa muuttaa koska valitut resurssit on haettu tämän toteutuksen mukaan.
  • Varattu henkilöille (ent. Varaaja)– valitse vain opettaja(t) joita tämä kyseinen varaus koskee

Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty – tämä ei siis ole sama asia kuin varauksen tekijä/tallentaja)
Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla

  • Osallistujat – valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee

Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia
Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille

  • Ryhmät – toteutuksen hallinnolliset- ja saapumisryhmät
  • Pienryhmät – toteutuksen pienryhmät kuten labraryhmät tai harjoitusryhmät. Varaus voidaan kohdistaa esim. vain osalle toteutuksen pienryhmistä kuten yhdelle labraryhmälle. Pienryhmät luodaan vuosisuunnittelun puolella.
  • Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti, mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin
  • Kuvaus/lisätieto – näkyy mm. lukkareissa, tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien
  • Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan), jolloin heille lähtee kalenterikutsu sähköpostiin. Ole tarkka oikeasta muodosta:

Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen matti@example.com.

Huom! Kun lisäät henkilöitä “Ulkopuolisiin osallistujiin” – Laita vain yksi henkilö “varattu henkilöille” -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos “varattu henkilöille” -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.

Muista julkaista varaukset joko yksittäin varauslomakkeelta tai massamuutoksella.

1.2.2 Varauksen kopiointi

Varauksen kopiointi tapahtuu seuraavasti;
1. Siirry kalenterinäkymään ja etsi haluamasi varaus
a. Voit tehdä tämän joko näkymässä “Suunnittele ja tee opetuksen varauksia” tai “Tee muu varaus”
2. Valitse kopioitava varaus klikkaamalla varauksen vasemmassa yläkulmassa olevaa ikonia
3. Valitse valikosta “Kopioi”

Varauksen kopiointi1
4. Valitse klikkaamalla kohta tai kohtia, johon haluat varauksen kopioituvan
a. voit selata viikkoja eteenpäin
b. voit kopioida varauksen moneen kertaan eri kohtiin
4. Siirry pois varauksen kopioinnista klikkaamalla “Lopeta kopiointi” (nappi löytyy kalenterin yläpuolelta oikeasta laidasta)

Varauksen kopiointi2

 

1.2.3 Varauksen peruminen

Varauksen voi joko poistaa tai perua mikäli

  • käyttäjän oikeudet riittävät normaaliin varauksen muokkaamiseen
  • varaus on tulevaisuudessa (historiallisia varauksia ei voi muokata)

Varauksen poistolla ja perumisella tarkoitetaan samaa asiaa. Semanttisesti nämä eroavat siinä, että varauksen poistamisesta voidaan lähettää ilmoitus opiskelijoille, jolloin opiskelijan näkökulmasta kyseessä on varauksen peruminen.

1. Varauksen voi tehdä klikkaamalla varausta kalenterista ja avautuvasta ikkunasta klikkaamalla “Poista”
poista_varaus
2. Tämän jälkeen aukeaa uusi ikkuna, jossa pyydetään vielä vahvistamaan varauksen poisto. Samalla kysytään, halutaanko lähettää peruutusilmoitus opiskelijoille. Tätä klikkaamalla lomake laajenee ja käyttäjä voi kirjoittaa opiskelijoille lähetettävän viestin, esim. otsikkoon “Matematiikan tunnin peruutus tänään 1.1.2020” ja viestiksi
“Opettajan sairastumisen vuoksi tunti perutaan”. Tämä viesti lähtee halutulle vastaanottajille tavallisena sähköpostiviestinä.

Vastaanottajien valitseminen:

  • Toteutuksen opiskelijat = Opiskelijarekisterissä ko. toteutukseen liitetyt opiskelijat
  • Ryhmän opiskelijat = Varauksen ryhmien opiskelijat (kaikkia varauksia ei tehdä toteutuksille)
  • Kaikki = Summa edellisistä

Lisäksi lähetetään sama ilmoitus suoraan varaukseen liitetyille henkilöille, koska varauksen voi perua joku muukin henkilö kuin esim. opettaja itse. Tuossa on muutenkin ajateltu, että opettajan on hyvä ”varmistua”, että viesti on lähtenyt ja sen hän huomaa saamalla itsekin tuon ilmoituksen.
Perumisen voi toki lähettää myös perinteisellä sähköpostiviestillä jos haluaa tarkemmin määrittää kenelle viesti lähetetään.

Poista_varaus_posti

1.3 Tee muu varaus

Tämä toiminto on yksinkertaistettu versio toiminnosta ”Suunnittele ja tee opetuksen varauksia”. Tee muu varaus -toiminto on tarkoitettu tilojen ja välineiden varaamiseen silloin, kun varaukseen ei tarvitse liittää opintojaksototeutusta tai ryhmiä. Tällaisia varauksia ovat tyypillisesti palaverivaraukset.

Tee muu varaus

Varauksen tekeminen tässä näkymässä toimii näin:
1. Valitse kohtaan “Tilat”, haluamasi tila. Voit valita tilan joko alkamalla kirjoittamaan tilan nimeä tai koodia TAI voit klikata “etsi sopiva tila” painiketta jonka jälkeen sinulle avautuu etsintäikkuna jossa voit joko etsiä tilaa tietyin ehdoin tai selailla tiloja toimipisteittäin.
2. Valitse liitettävät henkilöt. Lisää itsesi mikäli osallistut varaukseen (merkintä tulee tuolloin sähköpostikalenteriisi).
3. Valitse kalenterista klikkaamalla sopiva päivä ja kellonaika jolloin äsken valituilla resursseilla (tila + henkilö) on tyhjää kalenterissa.
4. Nyt eteesi aukeaa varauslomake, jossa voit tarkistaa varauksen tiedot (valitse mm. kustannuspaikka, esim. 999… Ei kustannuspaikkaa). Paina lopuksi OK, jolloin varaus tallentuu. Huomaa että tämän näkymän kautta myös varauslomake on yksinkertaistettu eli kaikki opetusta koskevat kentät on poistettu, muutoin lomake on sama. Tämän näkymän kautta tehdyt varaukset ovat suoraan julkisia eli niitä ei tarvitse jälkikäteen julkaista.

1.3.1 Etsi vapaa tila

Jos tiedät jo halutun päivämäärän sekä kellonajan ja haluat etsiä siihen sopivan tilan toimi näin:
1. Maalaa kalenterista haluttu päivä/kellonaika esim. 1.4. klo 10-12 (älä valitse vielä mitään tilaa, valitse itsesi kuitenkin osallistujaksi)
2. Avautuvalla varauslomakkeella klikkaa “Etsi sopiva tila”, tässä kohtaa järjestelmä tietää jo koska varauksen ajankohta on ja osaa etsiä vapaita tiloja.
3. Valitse haluttu toimipiste ja mahdollisesti tilatyyppi, jätä rasti kohtaan “Tila on vapaa”, näin ollen etsitään vain vapaita tiloja.
4. Valitse listalta joku vapaista tiloista (tilan kohdalla näkyy lukon kuva mikäli sinulla ei ole oikeutta varata kyseistä tilaa (huom. opiskelijat).
5. Jatka varauslomakkeen täyttämistä normaalisti ja klikkaa lopuksi OK.

1.3.2 Etsi sopiva tila

Tällä toiminnolla voit joko etsiä tiloja eri kriteereillä tai selata tiloja toimipistekohtaisesti.
Etsi tila hakuehdoilla
Tällä vaihtoehdolla voit hakea tiloja eri hakuahdoilla (jos olet tätä ennen maalannut kalenterista tietyn ajanhakson ja siirtynyt tähän ikkunaan varauslomakkeen kautta, sinulla on myös vaihtoehto “Tila on vapaa”, joka hakee vain tiloja, jotka ovat vapaana valitsemallasi ajanjaksolla).
1. Valitse hakuehdot (tyypillisesti tilatyyppi ja toimipiste)
2. Klikkaa “Hae”
3. Tämän jälkeen valitse haluamasi tila klikkaamalla “Valitse” –painiketta

Tilat_hae

Selaa tiloja
Selaa tiloja -välilehdellä voit selata tiloja toimipistekohtaisesti.
1. Ensimmäiseksi valitse toimipiste, jonka tiloja haluat selata (valinta tapahtuu rivin alussa olevan nuolen avulla).
2. Valitse haluamasi tila klikkaamalla rivin alussa olevaa nuolipainiketta

Tilat_selaa2

1.4 Raporttinäkymä

Tämä näkymä on tarkoitettu suunnittelijoille jotka tekevät esimerkiksi useiden opettajien/ryhmien lukujärjestyksiä. Näkymän kautta saa laajemman käsityksen siitä, missä vaiheessa esim. koulutusosaston lukkarisuunnittelu on. Samalla käyttäjä näkee mille toteutukselle on vielä tekemättä varauksia (tieto perustuu toteutuksille tehtyihin suunnitteluriviin ja jo tehtyihin vastaaviin varauksiin).
Näkymä toimii näin:
1. Hae toteutuslista eli listaa kaikki ne toteutukset, joiden lukujärjestykset ovat vastuullasi
2. Hakulistassa näkyy nyt kaikkien valitsemiesi toteutusten yhteenveto eli sijoittelutilanne: suunnittelurivit versus jo sijoitetut varaukset
3. Saat tarkempia toteutuskohtaisia tietoja klikkaamalla toteutuksen nimen vieressä olevaa nuolta

Esimerkki näkymän käytöstä
Raporttinäkymän kentät, esimerkissä haettu kaksi toteutusta joista ylemmän toteutuksen tiedot avattu näkyviin.

raporttinäkymä1

  • Yllä olevassa kuvassa on selvennetty raporttinäkymän toimintonäppäimet. Näkymässä on klikattuna auki ylemmän toteutuksen tiedot -> suunnittelurivit (suunnittelijan tekemät mallipohjat).
  • Tässä näkymässä suunnittelija voi itse lisätä toteutukselle uusia suunnittelurivejä. Tämä tapahtuu painamalla oikean toteutuksen kohdalla vihreää + painiketta (toteutus tulee olla avattuna kuten kuvassa, jossa nappi on näkyvissä).

Yllä on kuva ikkunasta joka aukeaa + -napista kenttien tarkoitus lyhyesti:

  • Prioriteetilla suunnittelija voi hahmottaa paremmin mitkä toteutuksen jaksotukset kannattaa sijoitella ensin kalenteriin
  • Opettajat, kenttään kyseisten tuntien opettajat (jos esim. labraa pitää eri henkilö kuin luentoja)
  • Alkaa-päättyy koskee nimenomaan näiden tuntien alkamis-/päättymispäivää eli jos halutaan esim. että ensimmäiset 3 viikkoa luentoja ja sen jälkeen 3 viikkoa harjoituksia
  • Opetuskertojen määrä näille tunneille (luennot tässä tapauksessa)
  • Opetuskerran kesto tarkoittaa yhden luennon kestoa
  • Pienryhmillä voidaan jaotella toteutuksen sisällä esim labrat useammalle toteutuksen sisällä olevalle pienryhmälle eli esim labraryhmä1 ja labraryhmä2, näille voidaan tehdä omat suunnittelurivit
  • Tilatyyppi on tärkeä tieto suunnittelijalle
  • Tilatoive on tarkka tilatoive eli haluttu luokkatila. Näkyviin tulee oma suosikkilistasi mutta voit hakea minkä tahansa tilan tähän kirjoittamalla tilan nimen tai tunnuksen

Alla on lisätty esimerkiksi kaksi suunnitteluriviä: harjoitukset ja luennot

raporttinäkymä3

  • Tekemäsi varaukset tulevat näkyviin suunnitteluriveille (harjoitukset,Luennot,Muu tyyppi). Se, mille riville tieto tulee näkyviin, riippuu siitä oletko valinnut varausta tehdessäsi varaukselle tyypin. Varauksen tyyppi käsitellään ”Tee opetuksen varaus” -tehtävässä.
  • Tässä näkymässä näet kokonaisuutena esimerkiksi koko yksikkösi lukujärjestyssuunnittelutilanteen. Näet toteutusriveillä kuinka paljon toteutukselle on aiottu tehdä varauksia (mallipohjat) suhteessa oikeasti tehtyihin varauksiin. Tämä ilmoitetaan myös prosentteina rivin lopussa.
  • Voit siirtyä ”Tee opetuksen varauksia” –toimintoon klikkaamalla toteutuksen nimen vieressä olevaa kalenteri-ikonia. Tämä näkymä jää taustalle auki joten voit käyttää tätä näkymää samanaikaisesti, kun teet varauksia toteutuksille (toimii parhaiten jos sinulla on kaksi näyttöä käytössäsi, toisessa näytössä raporttinäkymä ja toisessa ”Tee opetuksen varauksia”- näkymä).

 

1.5 Varausten listaus ja massamuutokset

Tässä näkymässä voit muokata varauksia massana, tyypillisin esimerkki on julkaista varauksia massana, jonka jälkeen varaukset näkyvät myös opiskelijoille (lukujärjestyksien julkaisu).
Massamuutoksen toimintalogiikka:
1. Hae muokattavia varaukset (Huom! alkupäivämäärä / loppupäivämäärä on pakollinen tieto – jos jätät ne tyhjäksi, molempiin kenttiin tulee tämän päivän päivämäärä)
2. Valitse varaukset muokattavaksi
3. Kerro järjestelmälle mitä tietoja valituista varauksista haluat muokata ja aseta uudet arvot
4. Tallenna muutokset

Perusnäkymä
Massamuokkaus1

Resurssivarausten hakeminen
1. Jos et näe hakuehtoja – klikkaa “Hakuehdot” -napin vieressä olevaa nuolta
2. Tee haku varauksista käyttämällä joko
a. pikahakuja (“Omat varaukset” tai “Tallennetut haut”)
b. valitsemalla hakuehdot itse – hakuehtoja on lukuisia – tämän sivun lopussa on pari esimerkkiä
3. Klikkaa “Hae” – hakutulokset tulevat nyt näkyviin. Haun tuloksena tulee kaikki hakuasi vastaavat resurssivaraukset

Valitse varaukset muokattavaksi
1. Valitse muokattavat varaukset laittamalla rasti muokattavien varausten kohdalle
2. Klikkaa lopuksi “Tee valituille” ja valitse mitä haluat tehdä valituille varauksille
a. Voit vaihtaa nopeasti varauksen statusta esim. “Julkaistu” -muotoon jolloin varaukset näkyvät opiskelijoiden lukujärjestyksissä
b. Jos haluat muuttaa varausten muita tietoja, klikkaa “Lisää muokattavien listaan”
3. Voit hakea vielä lisää varauksia muokattavien listaan

Massamuokkaus2

Massamuokkaus3 muutosvalinta

Varausten muokkaus ja muokkausten tallentaminen
1. Avaa muokattavien varausten lista jonka teit edellisessä vaiheessa
2. Eteesi tulee nyt lista varauksista, jotka olet valinnut muokattavaksi (laita rastit niiden varausten kohdalle, joita haluat muokkauksen koskevan)
3. Alapuolella näkyy lista muokkausvaihtoehdoista, tee tarvittavat muutokset, muutokset tulevat koskemaan KAIKKIA niitä varauksia, jotka ovat yläpuolella raksittuina
a. Muutettavan tiedon kohdalla rasti “Lisää” lisää annettavan arvon varaukseen eli aiemmin varauksella olleet tiedot jäävät ja tämä arvo lisätään edellisten lisäksi
b. Muutettavan tiedon kohdalla rasti “Korvaa” poistaa varauksella aiemmin olleen arvon ja korvaa annettavalla arvolla
4. Klikkaa lopuksi “Tee muutokset”, jolloin muutokset tallentuvat

Massamuokkaus4

1.6 Oma kalenteri

Tämän toiminnon avulla pystyt selaamaan omaa kalenteriasi. Kalenterissa näkyy vain Peppi-järjestelmään tallennetut, sinulle kohdistetut varaukset. Tässä kalenterissa ei siis näy henkilökohtaiset sähköpostikalenteriisi tehdyt varaukset (paitsi jos ne ovat tulleet Pepistä).

1.7 Määrittele resurssijoukot ja suosikit

Tässä näkymässä voit luoda omia suosikkilistoja eri resursseista. Suosikkilistoja voit hyödyntää resurssivarausvälineen muissa näkymissä.

Suosikkilistojen luominen
1. Valitse resurssityyppi joista haluat tehdä suosikkijoukon, vaihtoehtoina ovat
a. Toteutukset
b. Ryhmät
c. Tilat
d. Henkilöt
e. Välineet
2. Voit tehdä suosikkilistan kahdella eri tavalla, joko
a. käsin poimittu lista (Omat listat)
b. perustuen hakuehtoihin (tallennettu haku)
3. Tallennetut listat näkyvät tässä näkymässä vasemmalla kohtien “Omat listat” ja “Tallennetut haut” alla. Lisäksi listat ovat käytettävissä resurssiensuunnittelu- ja varausvälineen muissa näkymissä.

Tarkempi käyttöohje
Peppi resurssien suunnittelu- ja varausvälineen etusivulla klikkaa “Määrittele resurssijoukot ja suosikit”.

Valitse resurssityyppi, joista haluat tehdä suosikkilistan.

suosikkilistat haku

Tee haku resursseista. Tämä on tehtävä “pohjaksi” eli näistä kootaan suosikkilista. Haku tehdään täydentämällä hakuehdot ja sen jälkeen klikkaamalla “Hae”, jolloin lista päivittyy.
Seuraavaksi mieti haluatko tallentaa listan hakuna vai haluatko koota listan käsin eli tehdä “Oman listan”.
Tallennettu haku
Haun tallentaminen on nopeampi ja suoraviivaisempi vaihtoehto, siinä tallennetaan ainoastaan hakuehdot eli lista päivittyy automaattisesti jos hakuehtoja vastaavia resursseja tulee lisää. Esimerkiksi jos olen tehnyt haun oman yksikön henkilöistä ja tallennan sen -> kun yksikköön tulee lisää henkilöitä, nämä uudet henkilöt päivittyvät listalle automaattisesti.Hakuun perustuva lista tallennetaan “Hae” -napin vieressä olevan “Tallenna haku” napin kautta. Anna tallennetulle haulle vielä nimi ja tämän jälkeen tallentamasi (haku)lista näkyy vasemmalla “Tallennetut haut” – otsakkeen alla.

Oma lista
“Oma lista” eli käsin koottu lista tehdään siten, että joko valitaan aiemmin luotu lista johon halutaan lisätä resursseja (klikataan tallennetun listan vieressä olevaa ikonia jolloin ikoniin tulee pieni v-merkki) tai luodaan uusi lista.

  • Ensin klikataan vasemmalla näkyvän “Omat listat” – vieressä olevaa pientä väkästä ja sen jälkeen “Luo uusi lista”

suosikkilistat luoomalista

  • Anna listalle nimi
  • Valitse tallentamasi lista klikkaamalla listan nimen vieressä olevaa ikonia jolloin ikoniin tulee pieni v-merkki

suosikkilistat väkänen

  • Klikkaile nyt hakulistalta haluamasi resurssit omalle listalle (valinta hakulistalta toimii taas klikkaamalla resurssin vieressä olevaa ikonia, jolloin tulee se pieni v-merkki näkyviin valituille resursseille)
  • Tarvittaessa tee uusi haku, valitse taas oikea “Oma lista” ja klikkaile lisää resursseja kyseiselle listalle.

 

1.8 Vapaa ajan haku

Vapaa ajan haku- toiminnolla voit

  • Hakea tietyn toimipisteen / tilatyypin/ henkilöiden mukaiset viikon varaukset
  • Tehdä massana varauksen usealle tilalle /henkilölle
  • Tulostaa valittujen resurssien viikon tilavaraukset

GANTT

Käyttöesimerkki Toimipisteen viikon varausten hakeminen
1. Valitse toimipiste
2. Valitse tilatyyppi
3. Klikkaa “Hae”

Käyttöesimerkki Toimipisteen viikon varausten tulostaminen
1. Valitse toimipiste
2. Valitse tilatyyppi
3. Klikkaa “Hae”
4. Valitse kaikki (vasemmalla ylimmällä rivillä “Valitut” vieressä oleva checkbox) tai valitse vain haluamasi resurssit
5. Klikkaa “Lataa kalenteri”

Käyttöesimerkki Varauksen tekeminen yhdelle resurssille
1. Hae ensin halutut resurssit listaan
2. Klikkaa haluamasi resurssin riviltä haluamaasi ajankohtaa
3. Täytä varauslomake ja paina OK

Käyttöesimerkki Varauksen tekeminen usealle resurssille kerralla
1. Hae ensin halutut resurssit listaan
2. Klikkaile haluamasi resurssit varattavaksi (resurssin rivin alussa oleva checkbox)
3. Ylimmälle riville “Valitut” päivittyy nyt valitsemiesi resurssien kalenteri, klikkaa tältä riviltä haluttua ajankohtaa tehdäksesi varauksen kaikille valituille resursseille
4. Täytä varauslomake ja paina OK

  • Pystyt myös hyödyntämään (henkilökunta) omia suosikkilistojasi tiloista ja/tai henkilöistä tässä näkymässä (tila- ja henkilökentän vieressä oelvan pienen nuolen kautta pystyt hakemaan oman tallennetun listan)

1.9 Käyttöesimerkkejä

Tässä luvussa on esimerkkejä erilaisista Pepin resurssivälineen käyttötapauksista.

1.9.1 Omien julkaisemattomien varausten valmislista

Tällä esimerkillä voit tehdä valmiin listan julkaisemattomista varauksista, jotka sinä olet tallentanut järjestelmään
1. Avaa Pepin resurssien suunnittelu-ja varausväline
2. Avaa Resurssien listaus ja massahallinta
3. Aseta hakuehdot
a. Ota rasti pois kohdasta Status -> julkaistu (halutaan hakea vain julkaisemattomia varauksia)
b. Aseta loppupäivämäärä pitkälle tulevaisuuteen esim. 1.1.2100
c. Jätä alkupäivämäärä tyhjäksi, tuolloin tallennettu haku hakee kenttään aina automaattisesti nykyisen päivämäärän
d. Hae “Varauksen tekijä” -kenttään oma nimesi
e. Klikkaa “Tallenna haku” ja aseta haun nimeksi esim. “Minun tekemät julkaisemattomat varaukset” ja paina OK
4. Tämän jälkeen tallennettu haku tulee aina näkyviin Resurssien listaus ja massahallintatyökalun vasempaan laitaan ja haku on käytettävissä yhdellä klikkauksella.
julkaisu3

1.9.2 Varauksen poistaminen

Varauksen voi poistaa, jos olet varauksen tekijä tai sinut on merkitty varaukselle henkilöksi. Vahvemmilla suunnittelijaoikeuksilla voi myös poistaa muiden varauksia.

1. Paina resurssien suunnittelu- ja varauspalvelussa ’Avaa oma kalenteri’ nappia
2. Paina varauksen kohdalla, jonka haluat poistaa
3. Paina ’Poista’ nappia
4. Valitse haluatko lähettää varauksen poistamisesta/peruuttamisesta viestiä (ks. seuraava kohta)
varauslomake99

Peruutusilmoitus
Voit varauksen poiston yhteydessä lähettää peruutuksesta viestiä opiskelijoille ja muille varaukseen merkityille henkilöille.
1. Paina varauksen kohdalla, jonka haluat poistaa ja josta haluat lähettää peruutusilmoituksen.
2. Paina ‘Poista’ nappia.
3. Valitse haluatko lähettää varauksen poistamisesta/peruuttamisesta laittamalla ruksi kohtaan “Lähetä peruutusilmoitus opiskelijoille”.
4. Valitse kenelle haluat viestin lähtevän. Vaihtoehdot ovat:
a. Kaikki (Viesti lähtee toteutukselle ilmoittautuneille opiskelijoille, varaukselle merkityille henkilöille (opettajat) ja varaukselle merkittyjen ryhmien jäsenille)
b. Toteutuksen opiskelijat (Viesti lähtee toteutukselle ilmoittautuneille opiskelijoille ja varaukselle merkityille henkilöille (opettajat))
c. Ryhmän opiskelijat (Viesti lähtee varaukselle merkittyjen ryhmien jäsenille)
5. Kirjoita viestin otsikko ja sisältö.
6. Paina ‘OK’ nappia.
peruutusilmoitus

1.9.3 Varauksien massajulkaisu

Tässä pikaohjeet varauksien massajulkaisuun. Massajulkaisulla voidaan julkkaista esim. kymmeniä tai satoja varauksia kerralla. Alla olevien ohjeiden sijasta voit käyttää myös massamuokkaustyökalua jonka käyttö on kuvattu kohdassa 1.5 Varausten listaus ja massamuutokset.
Prosessi etenee siten, että ensin haetaan julkaistavat varaukset käyttäen haluttuja hakuehtoja (huom. katso myös esimerkki tallennetusta hausta) ja tämän jälkeen julkaistaan haetut varaukset kerralla.
1. Avaa Pepin resurssien suunnittelu- ja varausväline
2. Valitse “Varauksien listaus ja massahallinta”
3. Hae julkaistavat varaukset, esimerkissä haetaan itse tehdyt ja tulevaisuudessa olevat varaukset, joita ei ole vielä julkaistu
a. Valitaan haettavien varausten haluttu status eli valitaan “luonnos” ja “ehdotus” -muotoiset varaukset (ota siis pois rasti kohdasta “julkaistu” – emme halua tässä kohdin hakea jo julkaistuja varauksia)
b. Valitse haettavien varausten aikaväli ali alkupäivämääräksi meneillään oleva päivä ja loppupäivämääräksi laita päivämäärä pitkältä tulevaisuudesta
c. Kenttään “Varauksen tekijä” – hae itsesi. Tällä kentällä haetaan varauksia, jotka sinä olet tallentanut – joissain tilanteissa saatat haluta käyttää tämän kentän sijasta kenttää “henkilöt”, jolloin haettaisiin varauksia, joihin sinä olet liitetty esim. opettajana (tuolloin joku muu on voinut tallentaa varauksen mutta jättänyt julkaisematta -> tämä tilanne esim. keskitetyn lukkarinsuunnittelun tilanteessa)
4. Klikkaa “Hae”
5. Nyt alle tulee lista varauksista, jotka vastaavat äskeisiä hakuehtoja. Valitse julkaistavat varaukset listasta raksimalla ne (ylin rasti toimii “valitse kaikki” -toimintona). Huom. et voi julkaista menneitä varauksia eli tarkista ettei ylimmät varaukset ole menneisyydessä (esim. olleet jo tämän päivän aamuna).
6. Klikkaa “Tee varauksille” ja valitse “aseta status: julkaistu”
7. Nyt varaukset on julkaistu
julkaisu1
julkaisu2

1.9.4 Ryhmään ja toteutukseen liitetyn varauksen tekeminen omassa kalenterissa

Uusi ohje varauksen tekemiseen

1.9.5 Lukkarikoneessa näkyvän varauksen muokkaaminen (esimerkkinä varausotsikon kielen korjaaminen)

Tässä kuvaohjeet varausten massamuokkaamiseen, tässä tapauksessa kielen korjaamiseen varauksen nimessä.

1. Siirry Pepissä omaan kalenteriin. (Resurssien suunnittelu ja varaus –> Oma kalenteri)

2. Etsi haluamasi varaus esim. ryhmän nimellä.

3. Avaa varaus klikkaamalla sitä, valitse avautuvasta ikkunasta kohta “Muokkaa kaikkia toistokertoja”. Tämän jälkeen avautuu uusi välilehti massamuokkausta varten. (Jos kyseessä on yksittäisen varauksen muokkaus, klikkaa “Muokkaa”, jolloin avautuu normaali varausikkuna.)

peppi_ressu_korjaa_kieli_1

4. Ruksaa “Aihe” ja kirjoita uusi nimi varauksille. Tallenna muutos klikkaamalla “Tee muutokset” nappia. Voit sulkea massamuokkaus-välilehden ja palata Oma kalenteri-näkymään.

peppi_ressu_korjaa_kieli_2

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa henkilöstölle, Oamk , OHJE, Ohjeet & tiedotteet, Peppi and tagged , , , , , , . Lisää permalink suosikkeihisi. Seuraa tänne tulevia kommentteja RSS-feedin avulla. Jätä kommentti tai trackback: Trackback URL.
Kirjaudu sisälle kommentoidaksesi tätä artikkelia